Cas Clients

Procure-to-Pay

Yves Saint Laurent
Success Story: Procure-to-Pay

Objectifs

  • Définir et mettre en place un processus d’engagements des dépenses
  • Maîtriser et analyser les achats indirects
  • Faciliter le pilotage des dépenses et le suivi budgétaire (avec des règles d’approbation multi niveaux, multi sociétés et multi devises)

 

Enjeux

Utilisant des bons de commande au format papier et des tableurs Excel, YSL ne bénéficiait d’aucun outil capable de retracer l’engagement des dépenses, le demandeur et la réception de la commande. Les approbations se faisaient manuellement à l’aide de parapheurs qui circulaient de services en services et se perdaient souvent.

Les factures papier n’étaient pas centralisées, ce qui complexifiait le contrôle de gestion et l’analyse des dépenses. Cela constituait une perte de temps et un manque de visibilité pour la Direction Financière.

En 2013, suite à un audit interne, la Direction Financière de YSL a souhaité améliorer ses processus, de la demande d’achats au rapprochement facture.

 

Solutions

YSL recherchait une solution qui lui permette de:

  • Centraliser les données Achats
  • Retrouver rapidement les informations relatives à un engagement de dépenses (demandeur, approbateur, montant, statut de réception…)
  • Imputer différents budgets en fonction de la demande d’achats
  • Automatiser l’ensemble du processus et offrir un gain de temps à l’ensemble des parties prenantes

Nous avions besoin d’un outil structurant pour nos processus Achats et Fournisseurs capable de faire collaborer l’ensemble des opérationnels et des directions pour permettre un suivi exact des budgets, de la facturation et des habilitations.”
Virginie Bonneau, Directrice Comptable et Fiscal France – Yves Saint Laurent

La Direction Financière de YSL, avec le soutien de la Direction IT, a initié le projet d’implémentation d’un système d’informations Achats et a choisi la solution Procure-to-Pay de Determine.

100% SaaS Cloud, la Plateforme Determine ne nécessite aucune maintenance et les mises à jour se font automatiquement. Ce critère nous a convaincu lors du choix de l’éditeur.”
Virginie Bonneau, Directrice Comptable et Fiscal France – Yves Saint Laurent

 

Résultats

Désormais, toutes les catégories d’achats sont gérées dans Determine (exceptés les achats de type voyage et transport) ce qui représente un volume de 82 millions d’euros et 20 000 commandes.

Afin d’assurer l’adoption de l’outil par ses quelques 300 utilisateurs, le Groupe YSL privilégie un processus Achats flexible permettant de passer des commandes à postériori. Ainsi, 80% des demandes d’achats représentent des demandes de régularisation.

Les demandes d’achats informatiques et des services généraux, elles, suivent le processus Achats classique où la commande est envoyée au fournisseur seulement si la demande a été formulée et approuvée dans la Plateforme.

Cette stratégie nous assure un suivi budgétaire fiable et facilite le pilotage des dépenses en imputant les demandes au bon centre de coût avec le bon compte comptable. Les budgets sont désormais mis-à-jour automatiquement et nous sommes en capacité d’anticiper tout dépassement.”
Virginie Bonneau, Responsable comptable et fiscal – Yves Saint Laurent

Depuis la mise en place de la solution Procure-to-Pay Determine, YSL a constaté de nombreux bénéfices:

  • Une centralisation des données Achats sur une Plateforme unique et leur mise-à-jour automatique en temps réel
  • Un gain de temps, une visibilité et une traçabilité tout au long du processus d’engagement des dépenses
  • Un suivi budgétaire fiable et un pilotage des dépenses optimisé
  • Des processus Achats automatisés qui permettent aux parties prenantes de se concentrer sur des activités à plus forte valeur ajoutée
  • Plus de flexibilité grâce à la gestion multi niveaux des budgets et des règles d’approbation
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