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Contract Management

USP

Success Story: Gestion des contrats

Établissement de normes de conformité pharmaceutiques grâce à une meilleure gestion des contrats

Peu connue du public, USP (U.S. Pharmacopeial Convention) est une organisation scientifique à but non lucratif qui définit les normes concernant l’identité, la puissance, la qualité et la pureté des médicaments et ingrédients alimentaires fabriqués, distribués et consommés dans le monde entier. Les normes relatives aux produits pharmaceutiques établies par USP, appliquées par la Food and Drug Administration aux États-Unis, sont utilisées dans plus de 140 pays.

Problématiques

Même si elle était experte dans son domaine, USP devait absolument améliorer et standardiser sa gestion des contrats en interne. En 2008, l’organisation, qui ne disposait d’aucune base de données de contrats, était confrontée à de nombreux défis.

Premièrement, l’inefficacité du processus d’élaboration des contrats était évidente. À ce moment-là, les contrats étaient passés en revue, traités manuellement, puis envoyés par voie électronique au service juridique. L’absence d’une base de données centralisée empêchait la gestion des modèles imposés par le service juridique.

Deuxièmement, l’approbation des contrats posait également problème. Aucun administrateur n’ayant été affecté à la gestion des contrats, les différents services faisaient appel à l’assistance juridique pour passer en revue tous les contrats de l’organisation. À titre d’exemple, voici comment ces inefficacités se traduisaient : L’équipe des RH élaborait un contrat sur la base d’un ancien modèle. Le service juridique lui signalait que le modèle était obsolète, et les RH devaient alors tout recommencer.

Enfin, l’organisation ne disposait d’aucun référentiel central pour stocker et gérer les contrats. Par conséquent, les employés d’USP enregistraient les contrats sur les différents disques durs de l’entreprise. Les contrats étaient également renouvelés automatiquement sans aucune alerte ni rappel.

Alors même que tous ces problèmes se posaient sur un plan national, USP se développait à l’international, établissant des relations de collaboration avec d’autres centres pharmaceutiques, organismes de réglementation, associations de fabricants et bien d’autres. Chaque année, USP asseyait un peu plus sa présence dans le monde, en établissant un bureau international en Suisse, ou encore en implantant des bureaux et des laboratoires au Brésil, en Inde et en Chine.

Processus de sélection

Partout, les risques étaient présents, et le manque d’automatisation des contrats rendait difficile leur gestion. Il fallait absolument adopter une meilleure approche pour surveiller et gérer les contrats d’USP au niveau international.

Pour résoudre le problème des contrats, USP a ainsi passé l’année 2008 à évaluer ses processus de contrats dans l’optique de sélectionner un fournisseur. Au départ, l’organisation avait pour objectif de mettre en place une équipe informatique interne dans le but de développer un module de contrat, mais elle ne disposait pas du temps et des ressources nécessaires pour se consacrer à cette tâche.

En 2009, USP a donc décidé de faire appel à un prestataire externe, et a ainsi commencé ses recherches. Plusieurs fournisseurs du territoire nord-américain ont alors été évalués.
De nombreuses discussions internes avec l’équipe ont été mises en place pour définir les exigences. Après près de trois mois de discussions, les fournisseurs ont été invités à présenter leurs solutions. Une équipe d’évaluation interne a alors été constituée afin de passer en revue les démonstrations sur site.

Parce qu’il est toujours difficile d’imposer la nouveauté face aux habitudes de chacun, USP souhaitait acquérir une solution hautement conviviale et facilitant les processus de workflow et d’approbation. Suite à une évaluation minutieuse, USP a ainsi réalisé que la plateforme de gestion des contrats de Determine était dotée d’une interface ultra conviviale et qu’elle offrait les fonctionnalités qu’elle recherchait.

Déploiement

Kicking off the project, Determine had an implementation manager on-site to help USP. The USP team led by Julie Zhao, Senior Contracts Manager in Global Legal Affairs, let the implementation Dès le début du projet, Determine a envoyé un responsable de déploiement sur le terrain afin d’aider l’organisation. L’équipe USP, dirigée par Julie Zhao, gestionnaire principale des contrats au sein du service des affaires juridiques mondiales, l’a alors informé de ses exigences métier et processus d’approbation et de workflow. Puis elle l’a aidé à s’occuper des détails. La Solution de Gestion des Contrats de Determine a été mis en place en seulement trois mois.

La première année, la Solution de Gestion des Contrats de Determine était uniquement utilisé par le siège d’USP, dans le cadre des nouveaux contrats. Puis, l’équipe a téléchargé les données contractuelles depuis des feuilles de calcul. Au bout d’un an, l’outil CLM a finalement été déployé en Inde et en Chine, où des équipes locales ont été chargées d’enregistrer les contrats. Un service d’assistance juridique a même été mis en place sur chaque site.

Résultats

Comme l’explique Julie Zhao, qui a assisté au déploiement de l’outil CLM du début jusqu’à la fin, « [la] base de données de contrats centralisée est le meilleur atout d’USP. Nous pouvons à présent accéder au système depuis n’importe quel site, et ajouter des compléments, apporter des modifications et même utiliser des documents originaux pour établir de nouveaux documents. Nous essayons actuellement de créer une base de données pour chaque service. »

USP a également établi des politiques de conformité, imposant notamment l’enregistrement des contrats dans le système. Des réunions relatives au contrôle de la qualité ont été mises en place avec chaque service afin d’appliquer les politiques. Certains services sont particulièrement vigilants et respectent les règles. Les conséquences sont lourdes lorsque les politiques ne sont pas appliquées.

Environ 1 000 contrats sont enregistrés chaque année, un nombre en constante évolution si l’on prend en compte les sites internationaux. Certaines des fonctionnalités clés sont conçues pour résoudre les problèmes majeurs, tels que la création des contrats, celle des modèles, les approbations, les alertes automatiques, le reporting ou encore l’utilisation de documents tiers.

Actuellement, chaque service fonctionnel d’USP utilise la solution Determine pour gérer ses contrats. Cela représente un large groupe sur le plan international, constitué notamment des services informatiques, des installations et de l’administration, des ventes, marketing, scientifique et des subventions gouvernementales. En outre, tous ces services gèrent activement plusieurs types de contrats, tels que des contrats de communication d’entreprise, de formation, de vente, d’audit d’assurance qualité ou encore des accords de confidentialité.

Ces dernières années, Determine a pris une part active à la recherche de nouvelles approches capables de répondre aux besoins d’USP en matière de gestion des contrats, des exigences établies au niveau des services à celles plus générales de l’entreprise. La prochaine étape pour USP consiste à étendre l’utilisation de CLM via l’intégration du processus d’approbation eSignature à la plateforme Determine.