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Success Story: Gestion des informations fournisseurs

Un important détaillant en alimentation maximise ses efforts de sourcing stratégiques par l’analyse des fournisseurs et la gestion des informations fournisseurs

Un important détaillant en alimentation basé aux États-Unis s’était diversifié au moyen d’acquisitions, ajoutant ainsi à son offre des marchandises générales et des bijoux, représentant à eux seuls plus de 90 % de ses ventes.

L’eSourcing, la base de la gestion des fournisseurs

L’organisation, qui disposait d’un centre d’excellence spécialisé en eSourcing depuis plus de dix ans, prônait une approche plus formelle des enchères par le biais d’une plateforme d’enchères inversées. L’organisation a mis à profit cette période pour mettre à jour sa plateforme et développer sa stratégie de base afin de créer une plateforme reposant sur les activités de sourcing stratégiques. Les spécialistes du sourcing ont vite appris à intégrer cette plateforme d’eSourcing à leurs outils de travail.

Toutefois, pour être pleinement efficace, l’organisation devait absolument automatiser la visibilité des informations et des données fournisseurs. Cela impliquait la création d’une approche système permettant de gérer les contrats, les données d’assurance et les certifications des produits alimentaires, et de favoriser la conformité sociale (diversité et durabilité).

La gestion des risques liés aux informations fournisseurs

Les systèmes de l’organisation généraient souvent des informations capables d’optimiser les efforts de sourcing dont l’organisation avait cruellement besoin pour renforcer les relations avec sa base de fournisseurs. Le temps passant, les demandes des clients et la structure même de l’organisation ont évolué, tout comme les réglementations.

Le véritable défi consistait alors à accéder rapidement et facilement aux données et autres informations, un atout clé pour pouvoir réagir avec efficacité et/ou trouver de nouvelles méthodes de rationalisation via l’analyse de différents scénarios de gestion des fournisseurs. Au vu du défi que la gestion de la conformité et le manque de visibilité sur les risques liés aux fournisseurs représentaient, l’entreprise devait, d’un point de vue informatique, regrouper ses différents processus de gestion des informations fournisseurs.

La collaboration avec Determine

L’organisation, qui utilisait l’ensemble d’outils Determine depuis un an et demi, avait déployé trois nouveaux processus d’eSourcing et changé ses outils d’eSourcing en vue de former les acheteurs exerçant au sein d’autres unités que le centre d’excellence aux méthodes de ce dernier, à l’eSourcing et à l’optimisation.

l’eSourcing et à l’optimisation.
Elle s’employait à présent à développer un processus métier et une gouvernance de la politique applicables à l’acquisition des informations fournisseurs, la documentation, et les exigences de conformité générale

Le déploiement de la Solution de Gestion des informations fournisseurs (SIM)

En recourant à Determine, l’entreprise avait pour principal objectif de trouver le moyen de fournir un accès SIM aux utilisateurs finaux des différentes unités commerciales malgré une infrastructure informatique disparate. Il était donc essentiel qu’elle puisse réagir rapidement aux événements et revoir efficacement les priorités de sa base de fournisseurs.

Les équipes de sourcing et achats décentralisées se sont ainsi chargées de regrouper manuellement l’ensemble des informations fournisseurs préalablement au déploiement de la solution SIM. L’un des objectifs du projet consistait à élaborer et adopter une approche systématique et automatique incitant les fournisseurs à s’enregistrer via le portail fournisseurs de Determine. Cette approche favoriserait ainsi la conformité dans des domaines clés tels que la sécurité alimentaire, la législation, la comptabilité, la diversité, la durabilité ou encore la conformité sociale.

Mais elle devait également permettre de travailler avec un plus grand nombre de fournisseurs en vue d’acquérir une meilleure compréhension de leur chaîne logistique et les encourager à communiquer et partager les opportunités potentielles. En ajoutant ce type de visibilité, l’organisation serait à même d’établir des stratégies plus efficaces et pertinentes sur le long terme.

Un nouveau contrôle et une nouvelle visibilité sur des milliers de fournisseurs

Afin de favoriser la visibilité interne et résoudre le problème des informations fournisseurs, Determine a collaboré avec différents groupes de parties prenantes pour définir les exigences spécifiques au référencement fournisseur. Parmi ces exigences, il était notamment crucial d’assurer la conformité dans des domaines tels que la sécurité alimentaire, la comptabilité, le numéro d’identification d’employeur, le numéro d’identification fiscale, les audits utilisateur, l’assurance, la diversité, la durabilité, la législation et le sourcing.

Dans le cadre de l’initiative de déploiement de la solution SIM, Determine a aidé à développer plus d’une dizaine de tableaux de bord personnalisés conçus pour mettre en relation des informations jusque-là jamais regroupées. Ces efforts devaient notamment permettre la compréhension des risques liés à la non-conformité à la GFSI (initiative mondiale de la sécurité alimentaire), aux initiatives non-GFSI et aux certifications des animaux. Plus de 75 utilisateurs (appartenant chacun à une unité commerciale clé) ont ainsi pu évaluer les risques et les indicateurs de conformité associés à plus de 50 000 fournisseurs.

L’organisation a également développé des approches uniques pour comprendre la rapidité des initiatives de référencement fournisseur et identifier les domaines dans le cadre desquels la planification du suivi de la conformité et la conception de tableaux de bord détaillés incluant l’intégration de fournisseurs de données tiers tels que Lexis Nexis avaient permis d’éviter les situations à haut risque. En outre, les efforts de gestion consacrés à la base de fournisseurs globale de l’entreprise et à l’élimination des risques fournisseurs dans le cadre du référencement nécessitaient de la part de Determine une assistance continue et une véritable expertise.

Parce qu’elle s’est appuyée sur la technologie Determine, l’organisation dispose aujourd’hui d’un processus de référencement fournisseur déployé à l’échelle même de l’entreprise. Et l’intervention de Determine l’a également aidée à établir un modèle opérationnel performant capable de concrétiser sa vision exceptionnelle de référencement fournisseur et d’enregistrer un taux de soumission fournisseur supérieur à 75 %.