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Success Story: Contrats gouvernementaux

ManTech améliore l’administration des contrats gouvernementaux

ManTech International améliore l’administration des contrats gouvernementaux à l’aide de la solution de Gestion des Contrats Determine

ManTech International Corporation, l’un des principaux fournisseurs de technologies du gouvernement fédéral, gère des programmes de sécurité stratégiques pour le secteur du renseignement, et notamment pour les ministères américains de la Défense, d’État, de la Sécurité intérieure et de la Justice, ou encore pour la communauté spatiale ainsi que d’autres organismes fédéraux des États-Unis. Fort de plus de 7 600 experts, ManTech fournit toute une gamme de services aux États-Unis et dans 40 autres pays.

À l’instar des autres entrepreneurs fédéraux, ManTech doit gérer ses contrats de sorte à respecter les réglementations fédérales. Aussi l’entreprise doit-elle assurer le suivi des contrats de ses propres filiales et autres contrats passés avec ses sous-traitants. L’utilisation de la solution Determine Contract Lifecycle Management a ainsi permis à ManTech de regrouper ses processus de gestion des contrats et d’utiliser de nouvelles approches pour gérer les contrats gouvernementaux complexes.

Une solution pour relever les défis uniques auxquels les entrepreneurs fédéraux sont confrontés

La gestion des contrats gouvernementaux complexes soulève de nombreux défis pour les entrepreneurs fédéraux. Il existe des problèmes auxquels toutes les entreprises sont confrontées, tels que le redlining des accords contractuels, la gestion des propositions et des RFP, ou encore le suivi des clauses des contrats clients et fournisseurs. Mais les contrats fédéraux présentent un niveau supplémentaire de complexité, les entrepreneurs devant appliquer des dispositions et clauses contractuelles uniques à leurs sous-traitants, respecter les dispositions du GSA et les réglementations en matière de prix, contrôler l’ensemble des contrats des groupes internes à la recherche d’éventuels conflits d’intérêts et garantir la transparence absolue des clauses et conditions contractuelles dans l’ensemble de l’entreprise.

En automatisant ses processus de gestion des contrats, ManTech souhaitait avant tout s’assurer que les clauses du contrat principal allaient bien être appliquées à l’ensemble de ses sous-traitants. En effet, tous les entrepreneurs fédéraux peuvent sous-traiter certaines parties de leurs projets auprès d’autres entreprises. Conformément aux réglementations établies par le gouvernement, également connues sous le nom de « FAR » (Federal Acquisition Regulations, règlement sur les acquisitions fédérales), les entreprises en affaires avec le gouvernement sont ainsi dans l’obligation d’appliquer des clauses standard uniques à leurs sous-traitants en fonction de règles complexes concernant notamment le seuil monétaire fixé, le type de sous-traitance (participation financière du gouvernement fédéral ou coût majoré), la taille de l’entreprise du sous-traitant ou une combinaison de ces attributs. Cela signifie que les clauses de chaque contrat doivent être appliquées à tous les sous-traitants au moyen d’un processus précis, applicable et contrôlable.

Un problème récurrent pour tous les entrepreneurs fédéraux consiste à concilier valeur du contrat et fonds réellement disponibles. Contrairement aux projets du secteur privé, dans le cadre desquels un budget spécifique est alloué, le financement d’un contrat gouvernemental fait l’objet d’un suivi régulier, et le montant octroyé par l’organisme gouvernemental est appliqué à tout moment par rapport au montant global alloué à l’intégralité du projet. En principe, l’entrepreneur et ses sous-traitants doivent informer l’organisme gouvernemental lorsque le budget atteint la limite des fonds disponibles, ceci afin que le projet puisse être réévalué et que d’autres fonds soient alloués. À l’instar de la plupart des entrepreneurs, ManTech assure le suivi de la valeur et des fonds au moyen de son système ERP. Grâce à Determine CLM, ManTech est désormais en mesure d’intégrer et de prévalider le processus de conciliation de la valeur et des fonds dans le cadre des tâches quotidiennes de ses administrateurs de contrats. Cette faculté permet de fournir au système ERP des informations sur les fonds prévalidés.

Les contrats gouvernementaux requièrent essentiellement que chaque organisation produise une déclaration de conflits d’intérêts organisationnels stipulant que l’entrepreneur principal, ses filiales et sous-traitants n’offrent aucun bien ou service susceptible de créer un conflit avec le projet. ManTech, fort d’un chiffre d’affaires de 2,5 milliards de dollars, a réalisé de nombreuses fusions et acquisitions. De ce fait, il lui était difficile d’identifier les conflits potentiels avec ses filiales. Pour chaque nouvelle proposition et chaque nouveau contrat, ManTech devait donc mettre en place une méthode efficace pour contrôler ses différents projets en collaboration avec les parties prenantes et identifier les domaines susceptibles de créer des conflits d’intérêts.

Gestion des contrats fédéraux à l’aide de la Solution de Gestion des Contrats Determine

L’adoption de la Solution de Gestion des Contrats de Determine a permis à ManTech de suivre de près toutes les relations contractuelles, qu’elles soient établies dès le début du processus RFP jusqu’à l’attribution et la clôture du contrat, ou qu’elles s’appliquent aux sous-traitants et à leurs activités. L’intégration de la gestion des contrats au processus RFP permet d’établir les règles et conditions dès le départ et de gérer les processus de workflow et d’approbation au fil du projet.

La gestion des contrats, décentralisée du point de vue géographique, était assurée par plus d’une centaine d’administrateurs de contrats, qui s’aidaient de modèles de contrats existants pour réaliser leurs tâches quotidiennes. Grâce à La Solution de Gestion des Contrats de Determine, les clauses et modèles de contrats existants sont désormais standardisés via un hub centralisé de gestion des connaissances, et les modifications apportées aux clauses contractuelles peuvent à présent être suivies en toute transparence. En déployant la solution La Solution de Gestion des Contrats de Determine, ManTech souhaitait dans un premier temps gérer le processus de contrôle des conflits d’intérêts organisationnels ainsi que le processus complet de non-divulgation (de la demande à la clôture du projet), mais aussi les accords de partenariat. Determine se démarquait notamment par son excellente assistance à la configuration et sa capacité à créer des modèles standardisés et à appliquer les workflows. Dans le cadre du lancement initial de la solution, ManTech a mis en place un processus à la fois simple et sophistiqué visant à détecter les conflits d’intérêts organisationnels en seulement cinq clics. Les processus de workflow et d’approbation intégrés de Determine transmettent instantanément les propositions et contrats à plus de 90 responsables chargés d’identifier les conflits potentiels. Lorsqu’un conflit est identifié, ces derniers s’attèlent alors à sa résolution avant de soumettre une proposition ou d’accepter un contrat.

La gestion des documents est elle aussi considérablement simplifiée. Certaines grosses propositions requièrent pas moins de 50 accords de partenariat, voire plus. Grâce à La Solution de Gestion des Contrats de Determine, les professionnels ont la possibilité de créer une demande unique pouvant être répliquée pour tous les accords de partenariat. Ainsi, la cohérence des clauses est garantie. La fonctionnalité de conversion des PDF en documents Word de La Solution de Gestion des Contrats de Determine facilite quant à elle l’édition des documents statiques. Cette fonctionnalité, qui, d’après Uster, est encore plus performante que celle d’Adobe, aidera ainsi ManTech à réaliser des économies supplémentaires, puisque loin de devoir acquérir différentes licences logicielles tierces, l’entreprise bénéficie, grâce à Determine, d’une solution complète.

Application des clauses contractuelles aux sous-traitants

De par sa structure hiérarchique et relationnelle, La Solution de Gestion des Contrats de Determine se prête parfaitement aux spécificités de la gestion des sous-traitants et de l’application des clauses contractuelles. En l’adoptant, ManTech a ainsi pu suivre les différents contrats de sous-traitance et gérer les règles applicables à chaque sous-traitant, conformément aux exigences du contrat principal. Des questionnaires personnalisés facilitent l’intégration des règles métier aux RFP, tandis que la solution Determine gère les processus de workflow et d’approbation. Toutes les dispositions contractuelles sont entrées dans le système, les dispositions spéciales étant considérées comme « applicables ». Le système Determine associe alors les contrats de sous-traitance au contrat principal affecté par un administrateur de contrats, et toutes les clauses sont alors automatiquement appliquées aux contrats de sous-traitance.