Cas Clients

Procure-to-Pay

Nexity

Objectifs

  • Centraliser et aligner les processus achats et dépenses de tous les services et directions de la Holding
  • Instaurer une gestion facilitée des provisions pour Charges Constatées d’Avance (CCA) et des Factures Non Parvenues (FNP)
  • Suivre plus précisément et rapidement les budgets

Le projet avait pour objectif d’harmoniser les processus achats de Nexity SA, de la demande d’achat jusqu’au paiement fournisseur en passant par la dématérialisation de la facture dans Determine. »
Elie Berdah, Responsable SI Finance – NEXITY

Problématiques

Avant la mise en place de Determine, les processus n’étaient pas définis entraînant de multiples conséquences pour la direction financière, en charge des achats chez Nexity:

  • Le manque de visibilité en temps réel sur les budgets
  • La traçabilité des dépenses était complexe
  • Les données n’étaient pas partagées entre les directions
  • Les temps de traitement des écritures comptables et le rapprochement facture étaient longs
  • Le risque d’erreurs suite aux saisies manuelles était élevé

Solutions

Chaque direction métier ayant son propre processus achats, tout l’enjeu du projet reposait sur la réussite de l’alignement des processus achats et comptabilité.
Pour y parvenir, Nexity a, dans un premier temps, désigné un chef de projet rattaché à la Finance en charge de mener le projet d’implémentation de la solution. Dans un second temps, une matrice achats et comptabilité commune à chaque service a été définie. Enfin, le choix de Nexity s’est porté sur la solution Procure-to-Pay intégrée à la Plateforme Cloud Determine en capacité de répondre à ses enjeux achats et financiers.

Chaque article référencé dans les catalogues est lié à une catégorie, elle-même liée à un compte comptable. Nous avons dû responsabiliser les utilisateurs sur les choix des articles et leurs conséquences sur la comptabilité. Nous nous sommes aussi assurés que les noms des articles soient explicites pour les utilisateurs. »
Elie Berdah, Responsable SI Finance – NEXITY

Côté éditeur, un chef de projet, un consultant opérationnel ainsi qu’un consultant technique ont œuvré à la réussite du projet d’implémentation de la solution Procure-to-Pay de Determine.

La collaboration avec l’équipe projet de Determine a été fluide et toutes nos demandes ont été prises en compte. »
Elie Berdah, Responsable SI Finance – NEXITY

Résultats

Désormais, les processus sont définis, optimisés et respectés par l’ensemble des directions de la Holding. En centralisant et en alignant ses processus achats et comptabilité sur une même Plateforme, Nexity bénéficie d’une traçabilité complète de la dépense, d’un suivi des budgets plus précis et rapide et d’une gestion facilitée des provisions pour CCA et des FNP.

Avec la solution Procure-to-Pay de Determine, le processus est désormais fluide et pour les utilisateurs, c’est un vrai plus! Le demandeur pilote mieux son budget grâce au suivi des commandes effectuées. L’approbateur valide les dépenses de son service en amont de la prestation (sur mobile ou directement depuis un mail) et garantit la qualité des imputations budgétaires. La Comptabilité, quant à elle, assure un meilleur suivi des provisions, qui est désormais plus facile à obtenir et plus fiable. Tout le monde est gagnant! »
Elie Berdah, Responsable SI Finance – NEXITY

Grâce au moteur de génération des écritures comptables de Determine et aux fonctionnalités de traitement des factures, la Finance constate un gain de temps pour le traitement des écritures comptables et la validation des factures. Le risque d’erreur suite aux saisies manuelles est également réduit.

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