Cas Clients

Procure-to-Pay

Groupama Asset Management
Success Story: Procure-to-Pay

Objectifs

  • Définir un processus achats digitalisé et faire adhérer les utilisateurs
  • Centraliser les données achats dans une solution dédiée
  • Gagner en visibilité sur les engagements des dépenses

 

Enjeux

Avant la mise en place d’un SI Achats chez Groupama Asset Management, les processus manuels et l’utilisation d’Excel complexifiaient la gestion de la facturation et le suivi des engagements de dépenses.Les processus achats étaient inexistants et la passation de commandes se faisait par l’outil comptable de l’entreprise. Mais l’interface non conviviale de cet outil ainsi que l’utilisation des bons de commande papiers freinaient l’adhésion des utilisateurs. Sans cette adoption, le suivi des engagements et des budgets était complexe pour la direction Comptable lors des clôtures et des audits.

Nous n’avions ni processus ni direction Achats. Nous demandions à nos utilisateurs de remplir une demande d’achats papier qu’il fallait faire signer. Une fois la facture réceptionnée, ils devaient remplir un formulaire dans notre outil comptable. Ce processus était perçu comme contraignant et suscitait peu d’adhésion de leur part.”
Malika Sakini, Chef de projet – Groupama Asset Management

Face à ces enjeux, la direction Comptable a initié la recherche d’une solution pour digitaliser les processus achats et de gestion de la facturation.
 

Solutions

Pour répondre à ses enjeux métiers, Groupama Asset Management recherchait un outil capable de :

  • Gérer l’ensemble des processus achats, de la demande d’achats au bon de commande jusqu’à l’enregistrement de la facture
  • Impliquer l’ensemble des parties prenantes (du demandeur au contrôle de gestion)
  • Intégrer des workflows d’approbation, des seuils budgétaires et des pistes d’audit
  • S’interfacer avec SAGE (outil comptable)
  • Permettre une gestion spécifique de la TVA sans développements supplémentaires côté éditeur
  • Proposer une gestion multilingues et multidevises
  • Proposer un hébergement SaaS Cloud

En plus de ses capacités fonctionnelles, la solution devait proposer une interface conviviale et personnalisable en fonction du profil utilisateur pour permettre à tous les demandeurs de passer une demande d’achats facilement.

L’interface intuitive de l’outil est essentielle pour augmenter l’adoption des utilisateurs et garantir l’adhésion aux processus achats. ”
Malika Sakini, Chef de projet – Groupama Asset Management

 

Résultats

Depuis la mise en place de Determine, les processus achats de Groupama Asset Management sont définis et digitalisés. Les bons de commande papiers ainsi que les processus manuels à faible valeur ajoutée ont été supprimés. L’entreprise a pu paramétrer l’outil de façon simple et rapide grâce aux chargements des gabarits par import Excel.

Grâce à l’interface intuitive, les demandeurs apprécient la simplicité d’utilisation de la solution Procure-to-Pay de Determine.

Les demandeurs ont adopté les processus achats mis en place et ont adhéré à l’outil. Celui-ci n’est plus perçu comme une contrainte. Il leur offre notamment l’avantage de suivre l’avancement de leurs factures de façon autonome.”
Malika Sakini, Chef de projet – Groupama Asset Management

La direction Comptable a gagné en visibilité sur les engagements de dépenses, la trésorerie et les budgets. Les pistes d’audit leur permettent de justifier et de retracer comptablement chaque étape, de la commande à la facturation et inversement. Enfin, les statuts des factures (en approbation, comptabilisée, réglée, clôturée…) lui permettent de provisionner les comptes en fonction des besoins.

Determine est un réel avantage dans notre suivi financier et le contrôle de gestion.”
Malika Sakini, Chef de projet – Groupama Asset Management

Il y a un an, Groupama Asset Management a créé une direction Achats composée de 4 personnes afin de centraliser toutes les activités Achats. Un transfert des compétences de la direction Comptable a été mené afin d’assurer l’administration de la Plateforme Determine, désormais sous la responsabilité de cette nouvelle équipe. En parallèle, une revue des processus achats en collaboration étroite avec les experts Determine est en cours pour tirer partie de l’ensemble des fonctionnalités de la Plateforme.

Nous avions initialement configuré l’outil pour répondre à nos besoins prioritaires en tant que direction Comptable. Mais grâce à la flexibilité de l’outil et à son paramétrage simple et rapide, la direction Achats fera évoluer la solution en tenant compte des besoins métiers de Groupama Asset Management.”
Malika Sakini, Chef de projet – Groupama Asset Management

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