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Supplier Management

Endo Pharmaceuticals
Success story : Diversité des dépenses

Création d’opportunités grâce à la diversité fournisseurs

Les bases du reporting de diversité à l’aide d’une approche sourcing moderne

La diversité fournisseurs joue non seulement un rôle de plus en plus important dans le processus de sélection des fournisseurs, mais elle permet également aux entreprises de mener leurs activités avec efficacité. Loin d’être toujours planifié en avance, un programme de diversité fournisseurs peut être établi par nécessité. Endo Pharmaceuticals en est le parfait exemple.

Problématiques

Respect des exigences du gouvernement dans le cadre des achats

En novembre 2011, le contrat qui liait Endo au ministère américain des Anciens combattants a été renouvelé. Afin de poursuivre sa collaboration avec le gouvernement, Endo devait ainsi suivre et consigner dans un rapport ses dépenses auprès de ses petits et divers fournisseurs.
Suite à ce partenariat, l’entreprise a ainsi dû se fixer des objectifs annuels dans différentes catégories de diversité, en s’engageant notamment à sous-traiter auprès de petites entreprises spécifiques (entreprises certifiées HUBZone, appartenant à des femmes, à d’anciens combattants, à d’anciens combattants handicapés ou encore à des membres d’une minorité). Ainsi, pour chaque catégorie de diversité, Endo a dû définir un pourcentage de dépenses pour l’année suivante et consigner dans un rapport les résultats réels par rapport à ses prévisions. Si Endo ne tendait pas vers ces objectifs, le ministère des Anciens combattants pourrait alors appliquer des sanctions, telles que des amendes ou le retrait de contrats gouvernementaux, ce qui entraînerait inévitablement une perte de revenus et une publicité négative pour Endo.

La gestion des dépenses liées à la diversité fournisseurs, un processus devenu lourd

L’équipe achats d’Endo a très vite réalisé que ce processus de reporting des données relatives à la diversité fournisseurs allait demander des efforts à temps plein, impliquant ainsi des centaines d’heures supplémentaires. En outre, étant donné les écarts de gestion au niveau des données relatives à la diversité fournisseurs et la croissance des données d’achat des quatre sociétés d’Endo impliquées dans les efforts de diversité fournisseurs, le risque de non-conformité était bien présent.

Endo se devait en particulier de résoudre les problèmes techniques associés à son outil d’analyse des dépenses. La gestion manuelle des données d’achat liées à la diversité entraînait bien souvent des erreurs au niveau de la catégorisation des dépenses. De telles rigidités, associées au processus fastidieux de collecte des données via la plateforme d’analyse des dépenses dont l’entreprise était alors équipée, exigeaient des manipulations manuelles supplémentaires pour mesurer au mieux et catégoriser les dépenses liées à la diversité fournisseurs. Année après année, l’équipe achats constatait ainsi des écarts dans ses rapports. Et les tentatives visant à expliquer pourquoi les objectifs annuels n’étaient pas atteints n’ont fait que donner lieu à de nombreuses itérations de collecte et de refonte des données.

Au vu des difficultés soulevées par la collecte des volumes et pourcentages de dépenses auprès des différents fournisseurs, l’analyse et la création de rapports respectant les exigences du contrat conclu avec le ministère des Anciens combattants demandaient plus de temps. L’équipe achats d’Endo allait bientôt se rendre compte que ce processus de reporting des données relatives à la diversité fournisseurs allait demander des efforts à temps plein, impliquant ainsi des centaines d’heures supplémentaires. En outre, étant donné les écarts au niveau de la gestion des données relatives à la diversité fournisseurs et la croissance des données d’achat des quatre sociétés d’Endo impliquées dans les efforts de diversité fournisseurs, le risque de non-conformité était omniprésent.

Suite aux améliorations technologiques apportées par Determine, Endo n’a plus à se soucier de la cohérence du reporting et peut désormais se consacrer au perfectionnement de son programme de diversité fournisseurs.”

— Louis Galczynski
Senior Manager, Endo Pharmaceuticals

Solutions

Adoption d’une approche de sourcing moderne pour résoudre le problème de la diversité fournisseurs

TPour Endo, les dépenses liées à la diversité n’étaient qu’une infime partie du problème. Pour relever les défis associés au reporting de diversité et résoudre les problèmes plus généraux, Endo a pris le parti de collaborer avec Determine, une entreprise Determine, et a ainsi investi dans une plateforme technologique capable d’analyser les dépenses, d’assurer le sourcing et de gérer les contrats et les informations fournisseurs. Pour résoudre le problème du reporting de diversité, Endo a opté pour une approche en trois temps consistant à :

  • Résoudre le problème des données d’achat et fournisseurs. Pour cela, Endo devait extraire, nettoyer et enrichir les informations fournisseurs de sa base de données fournisseurs (SAP), mais aussi traiter les autres sources de dépenses de l’organisation. En améliorant ces données et son processus de collecte de données, il serait alors plus facile pour Endo de gérer le reporting de diversité à l’aide de la solution Sourcing.
  • Permettre aux fournisseurs de s’enregistrer et compléter leurs propres rapports. En adoptant la solution de gestion des informations fournisseurs (SIM) de Determine, Endo a permis aux fournisseurs de s’enregistrer et compléter leurs propres rapports, ce qui à son tour lui a permis d’obtenir des données tierces relatives à la diversité qu’elle pouvait mettre en correspondance avec ses propres dépenses dans la solution Sourcing de Determine.
  • Centraliser les données d’achat et fournisseurs. Le déploiement de l’outil reporting de diversité a permis à l’entreprise de réaliser des progrès considérables en matière d’analyse. En regroupant l’ensemble des informations d’achat et fournisseurs requises en un seul et même endroit et en fournissant des fonctionnalités avancées de reporting détaillé et d’exploration des opportunités, Endo pouvait désormais facilement produire des résultats et les comparer à ses objectifs en matière de diversité au moyen d’un tableau de bord adapté aux exigences du ministère des Anciens combattants.

En exploitant les solutions et services de Deermine, Endo a ainsi renforcé l’intégrité de ses initiatives en matière de diversité fournisseurs et créé de nouvelles efficacités. Les efforts de diversité fournisseurs, qui demandaient auparavant quelque 400 heures de travail, ont ainsi été réduits de près de moitié. D’après Audria Moore, analyste principale du sourcing stratégique chez Endo, « [les tentatives d’utiliser] d’autres outils n’ont pas permis d’extraire les données requises aussi facilement, et encore moins de les filtrer selon les exigences établies en matière de diversité. Mais une fois que nous sommes parvenus à collecter des données fiables au moyen des solutions Determine, nous avons enfin pu facilement les analyser en détail de la manière adéquate. »

C’est un sujet qui revient constamment : pour nous, les achats devraient avoir un plus grand impact. En nous aidant à établir des objectifs en matière de diversité, Determine, une entreprise Determine, nous a non seulement aidés à nous aligner sur les exigences du ministère des Anciens combattants, mais aussi, au-delà des contrats et de l’aspect financier, à gérer efficacement la responsabilité sociale de l’entreprise. »

— Louis Galczynski
Senior Manager, Endo Pharmaceuticals

Résultats

Le confort grâce à la cohérence du reporting de diversité

L’intégration de la diversité fournisseurs à ses efforts d’achats globaux a non seulement permis à Endo de gagner du temps et d’améliorer ses fonctionnalités de reporting, mais aussi d’éviter les coûts afférents au non-respect de la conformité. À présent que l’équipe achats peut facilement surveiller les habitudes de dépenses par rapport aux exigences définies en matière de diversité, Endo est en mesure d’identifier les divers fournisseurs qualifiés en vue d’établir des relations d’affaires mutuellement profitables qui sont centrales à son programme de diversité.