Cas Clients

Procure to Pay

Editions Lefebvre Sarrut

Success Story: Procure-to-Pay

Objectifs

  • Une solution mise en place en 20 jours, un process rapidement opérationnel
  • Gérer le Process P2P en amont jusqu’au bon de commande
  • Concentrer les besoins, centraliser et simplifier l’analyse des dépenses

L’équipe Determine a été très réactive et a su comprendre nos besoins ce qui a permis une mise en place très rapide de la solution. ”

— Gilles Grenier
Responsable des Achats Informatiques chez les Editions Lefebvre Sarrut

Problématiques

Avant la mise en place de Determine, les informations relatives aux dépenses étaient éparpillées dans les différentes sociétés du Groupe Editions Lefebvre Sarrut. L’analyse des dépenses demandait alors un travail conséquent et minutieux de collecte et d’analyse des informations auprès des différentes entités. Le détail des lignes d’achat n’était notamment pas disponible ce qui ajoutait à la complexité de la tâche.

L’autre enjeu clef de ce projet était d’avoir une solution livrée rapidement afin de pouvoir former les équipes et d’avoir un processus e-achat opérationnel début 2015. Monsieur Grenier, seul interlocuteur de Determine à toutes les étapes du projet, avait une vision très claire des besoins de l’entreprise ce qui a fortement contribué à la mise en place rapide de l’outil:

  • Une réflexion sur les besoins précis avait été menée en amont (ex: chaîne de validation déjà décidée.)
  • Les besoins de l’entreprise étaient relativement simples: gestion amont du P2P (demande d’achat jusqu’au bon de commande) et gestion des budgets. La deuxième phase du projet intégrant la facturation est prévue pour la fin de l’année 2015.
  • Le projet ne touche à l’heure actuelle que la DSI du Groupe, une extension du projet aux équipes des moyens généraux est prévue courant 2015.

Solutions

Les fonctionnalités de la solution Determine, sa mise en œuvre rapide, ainsi que l’implication des équipes Determine ont été déterminants dans le choix final des Editions Lefebvre Sarrut:

  • Un outil ergonomique et très simple à configurer grâce à l’import et l’export de données via Excel depuis n’importe quel ordinateur. Des tests facilités par un environnement Sand box et par les processus d’import/export de l’outil.
  • Une solution bien pensée dans le détail pour un paramétrage optimisé. Une équipe projet qui avait une bonne connaissance et maîtrise de la solution Determine et qui a su comprendre les besoins de l’entreprise.

L’équipe Determine a fait un vrai travail de mise en œuvre, formation et communication pour que la solution soit livrée dans les temps et dans les meilleures conditions.”

— Gilles Grenier
Responsable des Achats Informatiques chez les Editions Lefebvre Sarrut

Résultats

La volonté interne de réorganiser le système de gestion et d’analyse des dépenses, combinée à la solution Determine ont permis de concentrer les besoins et de centraliser et simplifier l’analyse des dépenses au sein des Editions Lefebvre Sarrut.

  • Determine a permis de centraliser les dépenses des 7 entités du Groupe en un seul endroit – une seule équipe de deux personnes gère désormais l’analyse des dépenses au lieu que celles-ci soient gérées séparément dans chaque entité des Editions Lefebvre Sarrut.
  • Les informations recueillies sont plus détaillées (accès au contenu des lignes d’achat), ce qui permet une analyse des dépenses beaucoup plus fine.
  • Les acheteurs peuvent désormais être porteurs de solutions en centralisant les besoins et en réalisant des appels d’offre groupés par l’identification des demandes d’achat de différentes entités pour un même type de produit.

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