Cas Clients

Procure to Pay

AON
Success Story: Procure-to-Pay

eProcurement

Objectifs

  • Centralisation complète des achats
  • Automatisation et optimisation des worflows
  • Meilleur reporting pour des prévisions budgétaires plus précises

Enjeux

Avant la mise en place de Determine, l’ensemble du traitement administratif des achats d’Aon se faisait manuellement, de la création de la demande d’achats par les services utilisateurs jusqu’au rapprochement facture / bon de commande par le service achats. Ayant son siège à Paris et 8 implantations régionales, la fonction achat était décentralisée.

Dans le but de remédier à cela, Stéphane Dubois, responsable moyens généraux et immobiliers, avait le souhait de centraliser cette fonction. Il précise que “Le service achats a été lancé en 2003 avec la centralisation des achats. Celle-ci a permis d’harmoniser les procédures et circuits de validation en terme d’achats de biens et de services hors production.”

Malgré cette harmonisation, le délai de traitement des processus achats pouvait être long notamment dû aux risques de pertes des documents papier en circulation. Il notait aussi un manque de respect des procédures dans certains cas et un manque de maîtrise des dépassements et du suivi budgétaire.

Aon était donc à la recherche d’une solution lui permettant d’automatiser toutes les tâches opérationnelles et de garantir une meilleure mesure de la performance des achats. Il souhaitait aussi assurer un meilleur contrôle interne et une meilleure sécurité financière notamment en maîtrisant les dépassements budgétaires.

 

Determine a permis une meilleure fiabilité des arrêtés des comptes, des prévisions budgétaires et un meilleur reporting mais également une rationalisation des fournisseurs. — Stéphane Dubois, Responsable moyens généraux et immobiliers, Aon France.

Solution

Determine a été sélectionné par Aon afin de répondre à ses besoins. Les principaux critères de sélection étaient la flexibilité des solutions Determine et leur capacité à automatiser les processus achats tout en assurant une meilleure gestion de ceux-ci.

Le fort développement des projets d’optimisation des achats via l’évolution des systèmes d’information de l’entreprise et la demande accrue des directions quant aux recherches de gains de productivité, d’économies d’échelle et de sécurité financière nous a incité à mettre en place un progiciel de traitement des achats hors production déclare Stéphane Dubois

Cette mise en place fut rapide, Aon a pu déployer Determine en quelques mois. Les objectifs principaux étaient la centralisation complète des achats, l’automatisation et l’optimisation des workflows ainsi qu’un meilleur reporting entraînant des prévisions budgétaires plus précises.

Determine a permis à Aon de gérer l’intégralité de ses achats ainsi que les différentes tâches liées à ceux-ci. En utilisant Determine, L’entreprise a pu améliorer la gestion de sa relation avec plus de 600 fournisseurs mais aussi la gestion des contrats et des appels d’offres (RFP).

Ayant de nombreuses demandes et commandes à gérer, l’implémentation de Determine a simplifié la gestion des factures. En passant du tout papier aux factures électroniques, Aon a facilité sa réconciliation factures et sa gestion des litiges tout en minimisant ses coûts de fonctionnements.

Par ailleurs, en utilisant de manière trimestrielle les outils de reporting de Determine, Aon a optimisé son analyse des dépenses. Stéphane Dubois a ainsi constaté un renforcement du contrôle interne ainsi qu’une meilleure visibilité financière.

Grâce à la flexibilité de sa solution, Determine a pu s’adapter aux besoins particuliers d’Aon. De plus, l’interface simple et intuitive de Determine a permis une adoption rapide par plus de 150 utilisateurs réduisant ainsi le coût de changement.