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Andra

Success Story: eProcurement

Objectifs

  • Donner une vision de l’ensemble du processus aux prescripteurs
  • Assurer la traçabilité totale du processus achats
  • Réduire les délais d’approbation des demandes d’achat

Un des principaux avantages de Determine est son ergonomie d’utilisation qui s’apparente à un outil d’e-commerce. Determine nous a permis d’homogénéiser nos règles de gestion et d’approbation via les workflows grâce à la flexibilité de l’outil. ”

— Aurélien LARRAT
Chargé de mission « performance et systèmes d’informations des achats », Andra

Problématiques

Il y a encore quelques années, l’Andra avait recours à des formulaires et des parapheurs « papier » afin de traiter ses demandes d’achats. Dans le cadre de sa stratégie, cet établissement souhaitait mettre en place une solution e-achats permettant d’optimiser les coûts et d’être acteur du développement durable grâce à la dématérialisation des flux. Un autre objectif était de rationaliser leur processus d’achats et d’approvisionnements de manière globale.

Aurélien LARRAT, Chargé de mission « performance et systèmes d’informations des achats » précise que “ l’Andra souhaitait donner une vision de l’ensemble du processus aux prescripteurs et [s’assurer que la solution choisie] ne soit pas juste une simple boîte noire afin que les prescripteurs aient une visibilité totale sur notre processus d’achat”.

Il précise que l’Andra recherchait “un outil facilement paramétrable et évolutif pour se rapprocher au maximum des processus et des formulaires existants, un outil permettant à chacun de voir où en est le traitement de son expression de besoin”.

L’Andra souhaitait donner une vision de l’ensemble du processus achats aux prescripteurs ”

— Aurélien LARRAT
Chargé de mission « performance et systèmes d’informations des achats », Andra

Solutions

Suite à cette mise en concurrence, l’Andra a sélectionné Determine pour sa facilité d’utilisation, de paramétrage et sa capacité d’adaptation aux processus métiers de l’organisation. Afin d’assurer le succès de ce projet, une trentaine de spécialistes métiers et de futurs utilisateurs ont été associés pour adapter le produit à leurs besoins et contraintes.

Les objectifs de la mise en place de Determine étaient d’assurer la traçabilité totale du processus achats et également de réduire les délais d’approbation des demandes d’achat. La mise en place de la solution Determine en mode SaaS (Cloud) a conduit à un déploiement rapide auprès des 500 utilisateurs, assurant ainsi un retour sur investissement immédiat. L’application mise en oeuvre comprend des fonctionnalités telles que l’eprocurement, l’automatisation des workflows d’approbation ainsi que le suivi des fournisseurs.

Determine permet ainsi à l’Andra de gérer toutes ses catégories d’achats au sein d’une seule et unique plateforme, y compris les prestations de services et intellectuelles qui représentent la majorité de ses dépenses.

Résultats

Determine a su répondre de manière efficace aux objectifs de l’Andra en rationalisant leur processus d’achat et d’approvisionnement de manière globale tout en garantissant un meilleur contrôle de leurs dépenses. L’Andra est désormais en mesure de gérer toutes les demandes et achats directement dans Determine. Cette gestion globale améliore la visibilité de l’ensemble du processus, de la demande à la facturation, afin de réduire les délais de traitement et de diminuer les coûts opérationnels.

Le circuit d’approbation est depuis perçu comme plus court. En plus de ces fonctions, l’Andra a souhaité intégrer l’évaluation fournisseur dans l’outil Determine afin d’avoir un seul et unique référentiel pour ses achats. Cette fonction permet à l’Agence de gérer la performance de ses fournisseurs et d’évaluer au mieux les risques grâce à différents critères. “Determine a permis de répondre à nos besoins spécifiques en permettant de paramétrer les champs [de l’outil] à notre activité. ”

La solution Determine est actuellement installée sur l’ensemble des postes, soit 550 utilisateurs pour un nombre de commandes de 3500 et entre 7000 et 10000 factures en 2012. Les utilisateurs sont globalement satisfaits en particulier en ce qui concerne l’ergonomie du produit et la traçabilité des demandes d’achats.

Le support et l’accompagnement réalisé par les diférentes équipes (acheteurs, comptables, assistants de gestion …) ont également été fortement appréciés. Les projets actuels entre l’Andra et Determine sont l’interfaçage avec SAP permettant d’accentuer la réduction du temps de traitement et également l’installation du module de dématérialisation des consultations et des appels d’offres.

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