Cas Clients

Procure to Pay

Acticall
Success Story: Procure-to-Pay

Objectifs

  • Professionaliser et optimiser le processus achats
  • Centraliser les circuits d’engagement
  • Apporter une traçabilité et visibilité sur les flux d’achats

Les points forts de la solution Determine sont sa flexibilité et sa facilité de prise en main. ”

— Bruno Sénico
Acheteur, Groupe Acticall

Problématiques

Dans un contexte de croissance importante, le processus achats d’Acticall, groupe de service intégrés spécialisés dans la gestion de la relation clients, était restreint à la saisie de bons de commande.

En 2010, les achats étaient décentralisés au niveau des sites de production, et les process d’engagement de dépenses s’effectuaient sous format papier et par fax. Avec un budget de 15 millions d’euros et 16 sites de production, dont 4 à l’étranger, le groupe souhaitait mettre en place un outil collaboratif afin de centraliser les circuits d’engagements et de répondre plus efficacement aux besoins internes.

Suite à la création du service achats, Acticall se lance à la recherche d’une solution pour les aider dans cette démarche.

L’ergonomie et la flexibilité de la plateforme a fait que le choix s’est dirigé vers la solution Determine. ”

— Bruno Sénico
Acheteur, Groupe Acticall

Solutions

Après avoir fait un benchmark des solutions présentes sur le marché, Acticall dirige son choix vers Determine. Bruno Sénico, acheteur, précise que “Le choix de la solution Determine s’est inscrit naturellement dans un processus de remise à plat de la politique achats du groupe”.

Suite à la mise en place de notre solutions e-achats, Determine permet à Acticall de mettre en place un circuit d’approbation « zéro papier » tout en améliorant la traçabilité de l’expression du besoin au rapprochement facture. D’après Bruno Sénico, « les points forts de la solution Determine sont, premièrement sa flexibilité qui nous permet aujourd’hui d’accompagner le groupe Acticall dans sa croissance et dans l’évolution de ses activités, et en deuxième point, sa facilité de prise en main, l’ergonomie simplifiée et adaptée à chaque prescripteurs ».

Résultats

La facilité de paramétrage de la solution Determine a permis de répondre aux objectifs d’Acticall en automatisant le processus achats et en améliorant la visibilité du circuit d’achats pour l’ensemble des acteurs. En customisant leur application, Le groupe a pu créer 6 entités de facturation, 46 services d’imputation, 159 lignes budgétaires et 168 règles de gestion. L’ergonomie de Determine, mais également ses fonctionnalités de traduction et son accessibilité en mode SaaS, font partie des avantages conduisant à une adoption simple et rapide par de nombreux utilisateurs à l’international.

Suite à la mise en place de Determine, Acticall a optimisé son équipe achats désormais constituée de 4 personnes, 2 en France, une au Brésil et une autre au Maroc.

Le succès du projet a entrainé la satisfaction des prescripteurs qui ont vu le temps de traitement des demandes d’achats réduit de 50%. L’aspect collaboratif de l’outil leur permet de devenir acteurs à part entière du circuit d’achat.

Acticall a également optimiser ses dépenses en bénéficiant d’économies d’échelles importantes, mais aussi suite à une diminution du nombre de demandes (mutualisation), et une responsabilisation budgétaire.

Acticall souhaitent désormais prendre en compte ses nouvelles activités internationales, notamment par le biais d’intégration de nouvelles sociétés utilisant Determine. Pour ces nouveux déploiements, Determine permet de prendre en compte les spécificités locales grâce à sa flexibilité de paramétrage et ses fonctionnalités internationales (Multi-langues, multi-devises,…).
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