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28 juillet 2016

Sur la courbe de l’innovation — Partie 3 : proposer des fonctionnalités collaboratives en libre-service à l’aide des workflows

Sur la courbe de l’innovation — Partie 3 : proposer des fonctionnalités collaboratives en libre-service à l’aide des workflows

Appuyez-vous sur des workflows flexibles pour optimiser la collaboration et le Libre-Service

Pour améliorer l’efficacité opérationnelle de votre entreprise, vous devez commencer par analyser en détail la manière dont vos workflows existants ont été mis en place. Avec les bons outils, vous pourrez même aller plus loin en facilitant la collaboration et en favorisant les échanges concernant les processus métier que vous souhaitez soutenir à l’aide de ces workflows, tout en proposant des fonctionnalités en Libre-Service qui répondront aux besoins de tous vos utilisateurs.

A cet égard, de nombreux acteurs différents sont impliqués dans les activités Source-to-Pay et gestion des contrats de votre entreprise. Vous devez créer des workflows flexibles qui s’adapteront aux processus en fonction des besoins de chacun. Voici quelques exemples :

  • Les membres du service achats doivent pouvoir superviser les processus relatifs aux activités sourcing et achats, notamment au niveau du reporting et de la gestion fournisseurs ou contractuelle.
  • Le service juridique doit pouvoir gérer les accords contractuels tout en s’assurant que les exigences juridiques sont respectées.
  • Les collaborateurs du service financier et les comptables doivent pouvoir intervenir dans les processus de facturation, de paiement et de budget concernant les contrats qu’ils gèrent.

Aujourd’hui, les entreprises ont besoin de solutions offrant des processus automatisés plus flexibles et simples à utiliser pour :

  • favoriser l’adoption de leurs nombreux utilisateurs fréquents comme occasionnels
  • leur permettre de mettre en œuvre la gouvernance en disposant ainsi d’un système de contrôle pour la sécurité les audits. Cet aspect est primordial à l’heure où les entreprises doivent prioriser la gestion de la conformité et des risques, aussi bien en interne qu’au niveau de leurs partenariats.

Grâce à l’excellence du moteur Determine sur lequel repose la dernière version de notre plateforme Cloud, les workflows associés à vos processus métier sont parfaitement intégrés aux autres éléments de la plateforme unifiée, qui vous permet de rapprocher les données de référence, les métadonnées, la gestion des documents, la gestion des alertes grâce à une interface utilisateur commune à l’ensemble des solutions de notre Suite Source-to-Pay. Ainsi, vous obtenez des workflows qui vous aident à relier vos différents flux de travail, aussi bien au niveau du Source-to-Contract que du Procure-to-Pay, le tout rapidement et facilement.

En associant vos données et documents à chaque processus, vous améliorez la continuité des workflows d’approbation et offrez davantage d’informations aux utilisateurs sur le contexte de chaque processus. Les workflows disponibles sur notre Plateforme Cloud Determine vous permettent non seulement de prendre des décisions sur les approbations en cours, mais également d’identifier clairement l’état d’avancement de vos processus, et ce depuis n’importe quel appareil.

Voici quelques exemples axés sur la gestion des contrats :

Collaboration contractuelle

Le processus de rédaction d’un contrat sollicite généralement plusieurs acteurs (donneur d’ordre, représentants juridiques et autres contreparties) qui consultent ou modifient le document. Avec la solution Gestion des Contrats de Determine, vous pouvez mettre en place un workflow collaboratif qui aide vos utilisateurs à suivre l’évolution du document au fil du processus de négociation.

Ils peuvent ainsi modifier le contrat ou l’envoyer pour révision à d’autres collaborateurs de votre entreprise, au service juridique ou aux contreparties. Ainsi, les parties prenantes peuvent définir elles-mêmes le statut du document à l’aide des options prévues à cet effet. Si le document est envoyé pour révision au service juridique ou aux contreparties, il peut être re-généré à partir de son modèle.

collaboration contractuelle

Lorsque le contrat atteint le statut « prêt à signer », vous devez choisir entre deux workflows : signature électronique ou manuelle.

Libre-service contractuel

Dans le cadre des workflows de signature électronique, Determine permet aux utilisateurs de transférer les requêtes de signature aux prestataires de signature électronique certifiés (notamment DocuSign), puis d’intégrer les signatures concernées au contrat. Les propriétaires du contrat peuvent ensuite recevoir un e-mail les informant que le document a été signé par les deux parties.

Avec ces deux modes de signature (électronique ou manuel), les utilisateurs peuvent également définir l’ordre dans lequel les parties signeront le document. Les utilisateurs du workflow signature électronique peuvent également annuler la signature électronique, même lorsque le contrat est en cours de traitement (avant la signature définitive par les deux parties).

Avec ses workflows reposant sur les dernières technologies disponibles, Determine a pour mission de proposer des fonctionnalités collaboratives en libre-service aux utilisateurs professionnels. La version 16.6 de la plateforme Cloud de Determine optimise les workflows des entreprises, pour leur permettre d’améliorer leur efficacité en interne et d’offrir une gouvernance d’excellence à leurs parties prenantes externes.

* Envie d’en savoir plus ? Contactez-nous, nous serons ravis de vous proposer une démonstration de notre solution.

Article écrit par Constantine Limberakis

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Partie 1 : la valeur du Material Design
Partie 2 : la Sainte-Trinité de la gestion des données
Partie 4 :La gestion des attributs comme source d’efficacité et d’information au processus Source-to-Pay