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mars 22, 2017

Quelle technologie pour gérer les achats de votre entreprise ?

Quelle technologie pour gérer les achats de votre entreprise ?

Dans ma précédente publication, j’ai défini sept des termes les plus courants en matière de technologie pour gérer les achats : Cloud, Plateforme, digitalisation… Bien souvent, ils sont mal utilisés ou mal interprétés. De fait, il est alors difficile d’entretenir un dialogue clair sur les différences et les avantages des différentes technologies disponibles.

Cette confusion perdure, notamment car ces termes sont souvent utilisés de façon combinée, et non seuls.

Afin de clarifier les choses, faisons quelques petites additions avec les termes définis dans la première publication.

Solution + Cloud

Solution SaaS gérée de manière centralisée qui permet aux utilisateurs d’accéder à l’ensemble des nouvelles fonctionnalités sans coûts supplémentaires associés à l’infrastructure, à la maintenance et aux mises à niveau contrairement aux solutions on-premise.

Suite + Cloud

Un groupe de solutions SaaS qui partagent la même interface utilisateur et dont les données et processus propres à chaque solution de la Suite communiquent.

Plateforme + Cloud

Une technologie qui, en plus des avantages proposées ci-dessus par les solutions et suites SaaS, centralise, gère et partage l’ensemble des processus métiers et des données d’une entreprise.

Si nous rassemblons les idées ci-dessus et les définitions précédentes, quelle technologie pour gérer les achats de votre entreprise semble aujourd’hui la plus appropriée?

1. Cloud=1 vs. On-premise=0

Les Plateformes ou Solutions Cloud sont accessibles depuis n’importe où et à tout moment sur différents appareils (ordinateur, tablette, smartphone). Elles offrent un niveau de flexibilité, de sécurité et de continuité opérationnelle bien supérieure à ce qu’est capable d’offrir une Solution on-premise car trop difficile à atteindre ou trop onéreux. Le déploiement et l’intégration de systèmes tiers (ERP, financiers, etc.) sont aussi relativement plus simples sur une Plateforme Cloud.

C’est là toute la beauté du Cloud : même si le service informatique de votre entreprise fait son possible pour fournir un haut niveau de sécurité et de disponibilité, il est peu probable qu’il atteigne ou dépasse la qualité et les performances des géants de l’hébergement Cloud, à savoir Amazon, Microsoft ou Google.

En outre, il n’y a aucun lieu de s’inquiéter des fluctuations des niveaux d’utilisation ou du traitement des transactions. L’hébergement dans le Cloud est conçu pour fournir une grande flexibilité à la demande de sorte que les utilisateurs ne se rendent même pas compte qu’ils ont dépassé les niveaux d’utilisation moyens.

2. Plateforme=1 vs. Suite de solutions= 0,5 vs. Solution=0

Auparavant, les solutions pour la gestion des dépenses étaient utilisées séparément, chacune avait son propre périmètre fonctionnel (sourcing, gestion des contrats, procure-to-pay et/ou gestion fournisseurs.). Elles contenaient des informations différentes, leur conception n’était pas homogène et il était impossible de les interconnecter entièrement pour accéder à ces informations. Avec la digitalisation, davantage de données sont contenues directement dans la technologie elle-même, et non dans des fichiers joints. Grâce à ce contact direct, il est plus rapide et plus efficace de déplacer et de partager des informations cohérentes et unifiées entre les solutions et les utilisateurs (le cas des Suites de solutions) ou, mieux encore, d’assurer leur maintenance de façon centralisée dans une base de données principale et d’éviter ainsi les erreurs et les doublons (le cas des Plateformes).

Quelle technologie pour gérer les achats ?

En centralisant et en unifiant les données et processus simples comme complexes, la technologie pour gérer les achats de type «Plateforme » est ainsi plus flexible que celle des Suites. Plus la technologie est flexible, plus elle est capable de s’adapter à l’évolution de l’entreprise et à ses objectifs sur le court, moyen et long terme. Ainsi, les Plateformes Cloud permettent de mettre en place plus facilement des changements incrémentiels (rajout d’entités ou de centres de coûts, redéfinition des processus internes lorsqu’une unité opérationnelle est restructurée etc.) avec un impact minimal sur l’entreprise.

Dans notre prochaine et dernière publication de la série, nous nous pencherons sur l’inexactitude du schéma linéaire du processus achat standard, et chercherons à le remplacer par un modèle en étoile davantage continu et fluide.

Vous souhaitez en savoir plus sur la Plateforme Cloud proposée par Determine ? N’hésitez pas à nous contacter.