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avril 20, 2016

Success Story SI Achats : Entretien avec Bruno Sénico, Acheteur du Groupe Acticall

Success Story SI Achats : Entretien avec Bruno Sénico, Acheteur du Groupe Acticall

Success Story SI Achats: En cette belle matinée du 17 avril, Bruno Sénico acheteur du Groupe Acticall, nous accueille dans les superbes locaux du Groupe au plein cœur de Paris pour nous parler de son entreprise et de son métier d’abord, mais aussi pour nous faire part des nombreux bénéfices qu’il a tiré de la mise en place de la solution Achats de Determine.

Success Story SI Achats: entre flexibilité, adaptabilité et autonomie

Acticall, Call Center francophone de référence, a étendu son activité et est aujourd’hui un Groupe de Services de premier plan, pourriez-vous nous en dire plus sur cette évolution?

Notre Groupe a fortement évolué ces dernières années via une croissance interne avec l’ouverture de filiales en Côte d’Ivoire au Brésil et au Maroc et via une croissance externe avec le rachat de Sitel, leader américain de la Relation Client. Nous devenons ainsi le n°4 mondial de la Relation Client avec 1,5 milliard d’euros de CA.

Notre Business Model a également beaucoup changé pour s’adapter aux nouvelles technologies et aux réseaux sociaux via la création de plusieurs marques qui permettent de couvrir l’ensemble des périmètres de la Relation Client :

  • La gestion de la Relation Client à distance avec nos marques Acticall Centres de Contacts et Sitel : 22 pays, 146 centres de contacts dans le monde avec au total 48 langues parlées dont 7 plateformes multilingues
  • The Social Client, la formation avec Learning Tribes et ses 4 tribus d’apprentissage
  •  le conseil en Expérience et Relation Client avec Extens Consulting, notre cabinet de conseil en stratégie
  • et le développement de solutions technologiques avec Novagile.

Qu’en est-il aujourd’hui de votre utilisation du SI Achats de Determine?

En France nous sommes passés de 4 000 à 8 000 collaborateurs, la mise en place de Determine a surtout eu un impact organisationnel, de gestion des processus.

Au Maroc, la mise en place de Determine a plutôt eu un impact économique avec une réduction des coûts liés aux achats de près de 30%. En effet, le déploiement de Determine a permis de soulever les bonnes questions et de remettre en question les processus existants. La mise en place d’une nouvelle solution permet de remettre à plat beaucoup de choses, de centraliser et coordonner les outils et méthodes de travail.

Quel est le périmètre de la solution aujourd’hui?

Aujourd’hui nous gérons 15 millions d’euros d’achats avec environ 200 lignes budgétaires et 15 000 demandes d’achat par an. Les familles d’achats gérées dans Determine sont surtout le Marketing/Communication, les contrats de maintenance, le parc informatique et les travaux.

Pourriez-vous nous donner un exemple de processus classique géré dans Determine?

Une demande d’achats est émise, elle est ensuite envoyée automatiquement au Responsable Budgétaire et au Responsable Technique qui retravaillent le besoin et le valident.

Une fois approuvée, la commande est passée par l’équipe achat qui valide le prix et le choix du fournisseur. Quand cela est possible, l’équipe associe la demande d’achat au bon contrat avec tout ce que cela implique : vérification des conditions contractuelles, application des BPU etc.

Pour finir, le Directeur du site, responsable de son PNL, connait bien le business. Il fait un dernier contrôle et valide la dépense. Un double processus de validation facture s’enclenche, la facture est validée à la fois par le Service Achats et le Service Comptable.

Après 2 ans d’utilisation, quels sont les grands avantages que vous tirez de la solution Achats Determine?

Success Story SI Achats: une solution qui confère flexibilité, adaptabilité & autonomie

  • La solution Determine a été capable d’absorber l’évolution de notre entreprise et de centraliser les achats de tous types:
  • La population d’utilisateurs et de parties prenantes est en évolution constante. Pouvoir tout centraliser et archiver permet de garder un historique sur les achats passés notamment en cas de changement d’équipes.
  • La solution a su également nous accompagner à l’international. L’adoption a été très rapide, seulement 15 jours en Afrique.
  • En tant qu’administrateur, la plateforme Determine me confère une grande liberté et autonomie de paramétrage. Je peux mettre à jour moi-même en temps réel les processus et worflows pour qu’ils s’adaptent aux évolutions du Groupe Acticall.
  • Enfin, la solution permet de gérer à la fois des demandes d’achat ponctuelles avec de petits fournisseurs et des demandes faisant appel à des fournisseurs sous contrat:
    • Les achats faits sur contrats sont souvent pour des commandes importantes sur le long terme
    • Alors que pour les achats ponctuels, notamment les achats sur site, les demandeurs ont besoin de réactivité et réussissent avec la plateforme Determine à avoir des devis validés en moins de 24h par le Service Achats.

Un contrôle & une visibilité accrus

La plateforme Determine permet de visualiser l’historique de toutes les demandes d’achats et l’état d’avancement de celles-ci. C’est un véritable apport de connaissance à la fois pour les demandeurs qui peuvent retracer l’historique de leurs demandes et pour les acheteurs et managers qui peuvent s’en servir pour mieux piloter leur activité et anticiper les achats futurs. C’est un véritable outil de travail pour le pilotage de l’activité et l’aide à la décision.

Un outil de communication interne formidable qui favorise la collaboration entre les équipes

Dans le cas d’Acticall, le Service Achats est devenu une fonction transversale, un coordinateur qui offre un outil formidable de gestion des processus organisationnels et de partage de l’information.

Pour chaque flux achat réalisé dans Determine, chaque partie prenante apporte sa pierre pour optimiser les achats effectués au sein de l’entreprise afin qu’ils répondent mieux aux besoins des demandeurs.  L’implication du Service Achats tout au long du processus pour chaque flux achat permet d’apporter un regard extérieur et d’apporter une valeur ajoutée supplémentaire.

Des bénéfices pour tous les services

La solution Determine est aujourd’hui utilisée chez Acticall par presque toutes nos directions :

  • L’accès en temps réel à tous types de données chiffrées et la possibilité de les extraire en fichier Excel pour les analyser et établir des KPIs ont permis aux directions financière et comptable d’acquérir une meilleure visibilité et un meilleur contrôle des dépenses
  • La DSI a accès à tout l’historique des commandes passées et des catalogues existants
  • La direction générale utilise la plateforme comme un formidable outil collaboratif et de communication qui permet de rapprocher les gens et d’instaurer un climat de confiance entre les équipes.

Voir le témoignage vidéo de Bruno Sénico, Acheteur du Groupe Acticall et lire l’étude de cas.

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