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12 juillet 2017

Success Story : Pour ManTech, les contrats gouvernementaux nécessitent une gestion stratégique des contrats.

Success Story : Pour ManTech, les contrats gouvernementaux nécessitent une gestion stratégique des contrats.

En matière de gestion de contrats, toutes les entreprises font face à des besoins et difficultés similaires, des annotations à la gestion des pièces jointes, en passant par le suivi, les bibliothèques de clauses, etc. Toutefois, pour les agents de la fonction publique d’Etat (notamment, ceux qui travaillent dans l’IT à la défense ou au renseignement), les contrats gouvernementaux nécessitent une gestion stratégique des contrats ne laissant aucune place à l’erreur.

Travailler avec des organisations gouvernementales n’est jamais simple. C’est d’autant plus vrai, pour certaines d’entre elles pour lesquelles l’environnement réglementaire, le contrôle et les exigences sont poussés à leur paroxysme (sécurité nationale, communauté spatiale, ministère des affaires étrangères, etc.).

Pour une entreprise comme ManTech International Corporation, un fournisseur de technologies leader qui gère les programmes de sécurité stratégiques du gouvernement américain, la régularité des contrats et la conformité avec les mandats gouvernementaux nécessitent une gestion stratégique des contrats et une consolidation des processus associés.

Les contrats gouvernementaux : Un enjeu de taille pour ManTech

À l’heure actuelle, la gestion des fournisseurs et tiers devient plus onéreuse pour les entreprises et ce, quel que soit le secteur. Avec les organisations gouvernementales, la complexité est accrue en cas de règles « applicables » ; c’est-à-dire, lorsque des entreprises comme ManTech doivent appliquer des dispositions et clauses uniques à tous les sous-traitants. Cela permet d’éviter les problèmes comme les conflits d’intérêts, et de maintenir le niveau de transparence requis pour une gestion stratégique des contrats .

Fort de plus de 7 600 experts, ManTech fournit toute une gamme de services aux États-Unis et dans 40 autres pays. L’entreprise devait composer avec des processus manuels et gourmands en main-d’œuvre pour gérer des accords complexes concernant les équipes et la sous-traitance, ce qui imposait aux ressources de saisir et d’analyser manuellement les données. Sans visibilité et vérification complète sur les informations, les équipes juridiques avaient des difficultés à évaluer les conflits d’intérêts internes et à résoudre les problèmes de tarification équitable, une activité laborieuse et chronophage.

Une solution à la hauteur de l’enjeu pour une gestion stratégique des contrats entre automatisation, centralisation et collaboration

Auparavant, ManTech procédait à une gestion des contrats décentralisée du point de vue géographique. Celle-ci était assurée par plus d’une centaine d’administrateurs de contrats, qui s’aidaient de modèles de contrats existants. Grâce à la solution de Gestion des Contrats de Determine, les clauses et modèles de contrats existants sont désormais standardisés via un hub centralisé de gestion des connaissances, et les modifications apportées aux clauses contractuelles peuvent à présent être suivies par l’ensemble des acteurs en toute transparence.

De plus, la mise en place de la solution a permis de centraliser les contrats dans une base contrats ce qui facilite la recherche de conflits d’intérêts potentiels dans les propositions, et garantit que les clauses du contrat principal sont appliquées à l’ensemble des sous-traitants. En effet, conformément aux réglementations établies par le gouvernement américain, également connues sous le nom de « FAR » (Federal Acquisition Regulation, règlement sur les acquisitions fédérales), les entreprises en affaires avec le gouvernement sont dans l’obligation d’appliquer des clauses standard uniques à leurs sous-traitants en fonction de règles complexes. Celles-ci concernent notamment le seuil monétaire fixé, le type de sous-traitance (par exemple, la participation financière du gouvernement fédéral), afin de concilier valeur du contrat et fonds réellement disponibles.

Enfin, les clauses standardisées sont établies dès le RFP jusqu’à l’attribution et la clôture du contrat, avec des normes tarifaires intégrées pour assurer le bien-fondé des prix.

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