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avril 9, 2020

Comment maximiser la valeur tirée des solutions Source-to-Contract: La gestion des contrats et des fournisseurs (partie 2)

Comment maximiser la valeur tirée des solutions Source-to-Contract: La gestion des contrats et des fournisseurs (partie 2)

Dans la partie 1 de ce blog en deux parties, nous avons abordé les étapes d’analyse des dépenses et de sourcing. Dans cette partie 2, nous aborderons les étapes de gestion des contrats et des fournisseurs.

Les clefs d’une relation réussie avec vos fournisseurs sont les suivantes :

  • La création de valeur pour les deux parties
  • Un contrat bien défini
  • Des objectifs clairs
  • Des principes directeurs

Cela commence par un lien clairement établi entre l’attribution de l’appel d’offres et la création du contrat pour :

  • S’assurer de la conformité du contrat
  • Des approvisionnements plus rapides
  • Un contrôle et une visibilité accrus sur les processus
  • Une meilleure identification des économies

Gestion des contrats – Il faut savoir marcher avant de courir

En fonction de la complexité pour l’achat de certains biens et services, la connexion entre les étapes de sourcing et de gestion des contrats n’est pas toujours évidente et pourtant, c’est une meilleure pratique que nous recommandons fortement.

Cependant, il vous est parfois difficile d’avoir toutes les informations concernant les accords passés avec vos fournisseurs ce qui vous empêche de digitaliser le cycle de vie de vos contrats dans son intégralité.

Lorsque nous parlons à nos clients et prospects de la gestion des contrats et des fournisseurs par le biais d’une solution Source-to-Contract, beaucoup se demandent par où commencer et entendent parler de cas d’utilisation avancés liés à la création 100% digitalisée des contrats et à l’utilisation de l’intelligence artificielle et du machine learning.

Lorsque vous partez de zéro et cherchez un moyen de digitaliser vos contrats d’achats, automatiser d’emblée le cycle de vie contractuel complet n’est pas la meilleure idée. Vouloir faire plus que ce que l’entreprise et ses collaborateurs peuvent gérer, sans l’aval des utilisateurs métiers et du service juridique, vous amènera tout droit vers un taux d’adoption faible et donc un ROI quasi inexistant.

Si vous n’avez pas de contrats dans un référentiel centralisé, la meilleure chose à faire pour commencer est de vous poser les questions de base suivantes:

  • Combien de contrats avons-nous?
  • Où sont-ils stockés?
  • Qui est autorisé à signer ces contrats?
  • Quels sont les seuils liés à ces contrats?

Une fois vos contrats centralisés au même endroit, vous pouvez réfléchir aux processus d’approbation, de signature et de modification et même aller plus loin avec la gestion des obligations contractuelles et du risque. Qui plus est, digitaliser la gestion des contrats en commençant par les contrats d’achats peut être un vrai tremplin pour des cas d’utilisation plus larges et plus avancés via l’utilisation de technologies émergentes telles que l’intelligence artificielle ou le machine learning.

Gestion des fournisseurs – Des utilisateurs à ne pas oublier non plus

Comprendre que la gestion des fournisseurs fait partie intégrante du processus Source-to-Contract permet d’avoir une vraie vue d’ensemble du processus achats amont.
Une gestion efficace des fournisseurs répond fondamentalement aux questions suivantes:

  • Avec quels fournisseurs mon entreprise travaille aujourd’hui?
  • Doit-on continuer à travailler avec ces fournisseurs en fonction de nos exigences en matière de conformité réglementaire, sociales, environnementales etc.?

De plus, si vous pensez aux étapes d’analyse des dépenses, de sourcing et de gestion des contrats, vous remarquerez qu’elles sont toutes intrinsèquement liées à la gestion des fournisseurs. Ainsi, lorsque vous vous penchez sur une dépense, ne pas savoir si vous avez des accords préférentiels avec ce fournisseur est une chose, mais ne pas savoir où sont vos contrats avec ce fournisseur, si vous avez déjà évalué ce dernier, fait une analyse de risque, etc. en est une autre.

En tirant partie d’outils pour la gestion des fournisseurs, les Achats peuvent plus facilement segmenter leur base fournisseurs, ce qui peut leur permettre d’identifier de nouvelles opportunités pour co-innover avec les fournisseurs ou bien réduire les coûts et les risques.

Lorsque vous envisagez de mettre en œuvre une solution de gestion des fournisseurs, nous vous recommandons de faire participer les différents services impliqués, mais aussi de penser aux fournisseurs. Si la mise en place d’un portail fournisseurs est le point de connexion entre vous et vos fournisseurs, vous devez vous assurer que la base est là, c’est-à-dire:

  • Connaître le type de données que vous cherchez à capturer et les résultats que vous souhaitez obtenir en les utilisant. Cela inclut les données internes et les données tierces.
  • L’outil est aussi simple à utiliser pour vos utilisateurs internes que pour vos fournisseurs afin de garantir une adoption maximale et garantir la conformité.
  • Les données sont disponibles et toujours à jour, qu’il s’agisse des questionnaires, des enquêtes, des fiches fournisseurs, etc.

S’assurer que votre outil Source-to-Contract répond à vos besoins

Nous avons tendance à approcher la digitalisation du processus Achats amont comme quelque chose de facile sans penser aux impacts pour les différents métiers impliqués et pour les fournisseurs. Mais l’un des principaux indicateurs pour avoir l’adhésion des parties prenantes internes comme externes est le niveau de maturité de votre entreprise.
Une implémentation réussie doit se faire par étapes afin d’identifier:

  • Les données qui doivent être alignées
  • Les workflows qui permettront de relier les différentes étapes du processus Source-to-Contract

Au fur et à mesure que l’entreprise passe du papier au digital, il est essentiel de voir comment améliorer les processus existants en considérant les données que vous souhaitez capturer, pourquoi et ce que vous allez en faire.

Une implémentation réussie passe aussi par l’acceptation que dans certains cas, des ressources externes expertes peuvent être nécessaires si vos équipes en interne manquent d’expérience en la matière. Surtout si vous essayez avec un projet de digitalisation, de changer l’image des Achats, il est important de ne pas faire d’erreurs.

Pour en savoir plus sur nos solutions Source-to-Contract et comment celles-ci peuvent vous aider à digitaliser votre processus Achats amont. Demandez-nous une démonstration gratuite.

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