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23 avril 2015

Solution Purchase to Pay : 3 raisons d’investir

Solution Purchase to Pay : 3 raisons d’investir

Une Solution Purchase to Pay est un logiciel permettant d’optimiser les processus achats et financiers d’une entreprise de la demande d’achats jusqu’au paiement. Ce type de système peut aussi inclure des fonctions de gestion budgétaire et de facturation.

De nombreux dirigeants n’envisagent pas forcément la mise en place d’une telle solution considérant que leurs systèmes en place sont amplement suffisants, mais est-ce vraiment le cas ?

Lorsqu’il s’agit de rationaliser l’ensemble du processus achats et de mettre sous contrôle vos engagements de dépenses, l’adoption d’un logiciel Purchase to Pay est intrinsèquement un avantage pour votre entreprise.

Dans ce blog, nous évoquerons le top 3 des signes démontrant qu’il est temps d’investir dans une solution Purchase to Pay.

Trois raisons d’investir dans une Solution Purchase to Pay

1 – Les saisies manuelles font toujours partie intégrante du processus d’achat

Pour un grand nombre d’organisations, la saisie des demandes d’achats, factures et autres, se font encore manuellement. L’utilisation de processus papier n’est clairement pas efficace et peut conduire à des pertes de documents, des coûts opérationnels plus élevés. Cela peut être très chronophage et avoir un impact important sur la productivité d’une entreprise, surtout pour des structures de types PME.

Nous avons récemment échangé avec Donna Martyn, responsable achats pour Guilford Child Development, une association américaine à but non lucratif. Lors de notre discussion, voici ce que Donna nous disait :

« Le plus grand changement depuis la mise en place de b-pack est la diminution des tâches répétitives. Je peux désormais effectuer cette partie de mon travail en un quart de temps »

Grâce à l’automatisation de ses processus achats, une organisation peut réduire le délai moyen d’approbation, améliorer la conformité de ses dépenses ainsi que sa visibilité financière, notamment grâce à la mise en place de règles d’approbation.

2 – Vos systèmes existants ne font pas le travail !

Comme beaucoup d’entreprises, vous utilisez peut-être plusieurs systèmes pour gérer vos achats et vos engagements de dépenses. Un des problèmes majeurs est le manque d’intégration de ces systèmes, ce qui rend les échanges de données difficile. Toutes ces données inexploitées sur vos opérations financières ! Difficile de prendre les bonnes décisions à temps sans visibilité…

Si vous utilisez encore un ERP pour gérer vos achats, il y a de fortes chances que l’application ne soit pas à la hauteur de vos attentes. Les ERP sont bien souvent des solutions peu évolutives ce qui rend complexe leur adaptation à vos process.

Une solution se doit d’être flexible afin de s’adapter au processus en place et aux complexités de l’organisation. Pour cela, la mise en place d’une application orientée « business » va transformer vos achats en répondant à vos besoins spécifiques.

Une solution comme Determine, étant flexible et disponible dans le Cloud, permet de garantir une adoption rapide. Cette flexibilité permet aussi à ce type de solution d’évoluer avec l’entreprise et de faciliter la gestion du changement.

Il est important de noter que l’utilisation d’une solution Purchase to Pay est tout à fait compatible avec vos systèmes existants. Cependant l’échange de données entre vos différentes solutions est un facteur clé de réussite du projet. L’intégration de ces systèmes vous permettra d’améliorer votre visibilité financière. Pour cela, b-pack garantit une intégration rapide à n’importe quel ERP ou autre système comptable.

3 – Le besoin de transparence et d’accès à l’information se renforce

Le manque de visibilité financière reste l’une des problématiques majeures en 2014.

Pour y répondre, considérez la mise en place d’une solution facilitant la répartition des coûts à travers vos différents services et filiales afin de mieux gérer vos budgets. Un autre critère à prendre en compte est la possibilité de contrôler vos engagements de dépenses en temps réel.

Une Solution Purchase to Pay peut vous permettre de prendre des décisions de manière proactive vs. à la fin de chaque période. Cela aura un grand impact sur votre politique de réduction et contrôle des coûts.

C’est le moment d’investir dans une Solution Purchase to Pay !

Etes-vous confronté à certaines de ces problématiques ?

En analysant vos processus actuels, vous trouverez sûrement des zones d’amélioration. La réduction des erreurs, l’amélioration de la visibilité et la mise sous contrôle de vos dépenses sont certains des objectifs à prendre en compte. L’automatisation de vos processus peuvent vous aider à maximiser l’impact de vos ressources afin d’être plus productif et rentable.

Si vous faites le choix de déployer une solution e-achats, n’oubliez pas que la mise en place de bonnes pratiques et la gestion du changement représentent une grande part du projet. Le logiciel n’est qu’une pièce du puzzle.