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27 avril 2017

Processus Métier et Workflows : Quésaco ?

Processus Métier et Workflows : Quésaco ?

Nous avons récemment étudié les interprétations divergentes qui entourent les définitions de Plateforme, de Suite de solutions et de solutions individuelles utilisées pour la transformation digitale des achats d’une entreprise. Ces derniers temps, nous avons pu entendre la même confusion entre les termes Processus Métier et Workflows (flux de travail en français).

Pourquoi c’est important

Lorsque l’on soumet cette problématique à des collaborateurs, clients et partenaires, leur réaction générale est : « Est-ce que cela est important ? ».

Tous évoluent dans un écosystème et sont à la recherche d’outils qui puissent s’adapter à leur modèle d’organisation et évoluer avec lui.

Tous veulent simplement faire leur travail en étant le plus efficace possible, peu importe la terminologie.

Dans la mesure où Processus Métier et Workflows sont tous deux indispensables pour atteindre cette efficacité, il est intéressant de s’arrêter un instant sur cette question lexicale.

Définitions générales : Processus Métier, Gestion des Processus Métier et Workflows

Processus métier

Impliquant bien souvent différents départements, un processus métier est un ensemble d’activités liées qui transforme des éléments d’entrée en éléments de sortie pour produire un résultat opérationnel en appui d’une stratégie d’entreprise. (Ex: Processus de référencement d’un nouveau fournisseur, processus de création d’un contrat, processus pour les achats de service etc.).

Les processus peuvent être structurés et répétables ou non structurés et variables, ils peuvent aussi être centralisés ou décentralisés.

Gestion des Processus Métier ou Business Process Management (BPM) en anglais

Les définitions données ici sont plus complexes, et variables :

D’après Gartner

La gestion des processus métier (BPM) est une discipline qui utilise différentes méthodes pour découvrir, modéliser, analyser, mesurer, améliorer et optimiser les processus métier.
Bien que non requis, des logiciels sont bien souvent utilisés par les organisations pour gérer leurs processus. La gestion des processus métier est essentielle pour aligner les investissements technologiques/SI à la stratégie d’entreprise.

D’après BPMInsitute.org

La gestion des processus métier (BPM) est définie comme étant l’amélioration et la gestion de bout en bout des processus métier d’une entreprise en vue d’obtenir trois résultats essentiels pour une entreprise axée sur la performance et orientée client :

  1. Clarté sur les orientations stratégiques
  2. Harmonisation des ressources de l’entreprise
  3. Discipline plus rigoureuse dans les opérations quotidiennes
    Il existe autant de variantes de ces définitions que d’organisations, mais pour l’essentiel, la substance reste la même : Faire converger les processus vers la stratégie et rendre leur fonctionnement plus efficace.

Workflows

Les workflows, au sens logiciel permettent de modéliser « informatiquement » les processus métier. Ils sont utilisés pour automatiser et améliorer l’efficacité des activités d’une entreprise, et donc de ses processus métier.

En partant de ces définitions, vous pouvez constater que l’utilisation des termes « workflow », « processus métier » et « gestion des processus métier » se superpose.

Pourquoi Determine gère vos processus métier mieux que quiconque sur le marché

Chez Determine, nous avons conçu en pleine propriété un Framework incluant un moteur de gestion des processus métiers et de centralisation des données. Ces deux éléments nous permettent d’offrir une Plateforme Cloud d’une puissance incroyable, taillée pour les défis des 10 prochaines années.

À la différence de beaucoup d’éditeurs sur le marché :

  • Nous sommes capables de gérer des processus métier complexes, impliquant la gestion de plusieurs sous-processus métier en parallèle.
  • Les processus métier sont gérés en temps réel, de manière dynamique et auto-adaptative dans la Plateforme Cloud Determine.

Soyons plus concret, prenons l’exemple d’un processus pour une simple demande d’achat à partir du catalogue d’un fournisseur :

Un utilisateur se rend sur le catalogue interne de l’entreprise pour acheter des ordinateurs, il sélectionne les articles souhaités, valide son panier et crée une demande d’achats.

Si la demande répond à certains critères définis préalablement (montant maximum d’achat autorisé ou achat fait sur une certaine catégorie) alors une approbation peut être nécessaire pour transformer la demande d’achats en une ou plusieurs commandes. La commande approuvée est ensuite réceptionnée et aboutit au traitement d’une facture par le service comptable. Les différents acteurs impliqués sont satisfaits, la procédure et les délais sont respectés. Nous venons de décrire un processus métier simple modélisé avec un workflow d’approbation et des workflows permettant d’automatiser le passage entre les différentes étapes du processus (Figure 1).

Figure 1 – Processus d’achat classique

processus d'achat simple
Dans Determine, ce même processus métier pour l’achat d’un ordinateur va déclencher toute une série d’actions en parallèles. Il venir automatiquement imputer en temps réel le budget associé à la catégorie d’achats ainsi que les centres de coûts, comptes comptables et autres axes analytiques préalablement paramétrés. Le budget prévu dans le contrat d’application sera également impacté en temps réel (Figure 2).

Figure 2 – Processus d’achat classique géré dans Determine

processus d'achat classique géré dans Determine

Tous ces détails peuvent sembler anodins pour un utilisateur, mais la capacité à relier ces éléments entre eux en temps réel relève du parcours du combattant pour bien des éditeurs. Et ce, surtout lorsqu’ils ne sont pas gérés et centralisés au sein d’une même Plateforme telle que Determine.

D’un processus métier simple… à un processus plus complexe

Si la demande initiale sort du cadre standard (l’ordinateur demandé n’est dans aucun des catalogues proposés), ce processus métier peut se transformer en un processus beaucoup plus complexe et demander un travail supplémentaire à l’acheteur qui va déclencher de nombreux sous-processus tels que la création d’un nouveau contrat, le référencement d’un nouveau fournisseur ou encore le déclenchement d’un nouveau workflow d’approbation. Dans la plupart des SI achats du marché, la demande initiale sera bien souvent « noyée » à cause l’incapacité de ces systèmes à gérer dynamiquement et en temps réel cette complexité alliant sous-processus, processus métier et workflows.

Figure 3 – Processus métier complexe

Processus métier complexe

Revenons à nos moutons, « Est-ce que cela est important ? » Non seulement c’est important, c’est même primordial ! En particulier pour quiconque à la recherche d’une seule et unique solution pour gérer à la fois les achats, les contrats et les fournisseurs de son entreprise. En comparant plusieurs éditeurs, n’oubliez pas de poser les bonnes questions…au-delà de la simple liste de fonctionnalités.