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16 juin 2017

Success Story: Norauto et Determine collaborent autour d’une démarche d’amélioration continue

Success Story: Norauto et Determine collaborent autour d’une démarche d’amélioration continue

A peine un an après la mise en production de la plateforme de gestion des achats Determine, une démarche d’amélioration continue a été mise en place impliquant Prisca Foucart – Gestionnaire E-procurement chez Norauto et les équipes Determine. Voici le compte rendu de cet échange passionnant.

Que pensez-vous de la mise en place d’une démarche d’amélioration continue et quels ont été les éléments déclencheurs?

Il me semble qu’il s’agit d’une première au sein de la Direction Administrative et Financière à Norauto. Nous avons d’autres ERP mais qui ne sont pas en mode SAAS. Les mises à jour de ces outils sont rares.
Nos utilisateurs que nous considérons chez nous comme des clients finaux sont d’ailleurs assez mécontents de ces outils qui n’évoluent pas au même rythme que les besoins de leur métier.

Grâce à cette démarche d’amélioration continue avec Determine c’est différent, lors des différentes rencontres avec les collaborateurs de nos centres, je leur montre les améliorations qui sont en phase de test et je leur explique également les améliorations qui ne peuvent pas être retenues.

Auriez-vous un exemple démontrant cela?

Si on prend l’exemple de la gestion des attributs, les utilisateurs ont compris que cette gestion n’était pas possible chez nous à cause de la référence article unique que nous demandait le fournisseur. Les utilisateurs comprennent grâce à ces rencontres – au cours desquelles je leur partage mes essais sur la plateforme de test – que leurs remarques sont prises en compte et suivies dans le temps.

Quelles ont-été les différentes étapes de cette démarche d’amélioration continue?

A l’issue d’une réunion dans l’un des centres Norauto près d’Aix-en-Provence, l’équipe Determine nous a montré les nouvelles fonctionnalités, la nouvelle ergonomie et nous a mis à disposition une plateforme de test qui était une copie de la plateforme de production sur laquelle les fonctionnalités qui nous semblaient intéressantes ont été activées.
Ensuite, plusieurs échanges ont eu lieu pour améliorer certaines fonctionnalités et affiner le paramétrage et là nous en sommes à l’étape où parmi toutes les fonctionnalités présentées, nous avons sélectionné celles qui présentaient une vraie valeur ajoutée pour nous et qui seront bientôt poussées sur notre plateforme en production.

Que retenez-vous de cette démarche?

J’ai trouvé cette démarche vraiment très bien. Tout d’abord il s’agit d’un troisième environnement, il n’y a pas de modification de l’existant. Ensuite, lorsqu’une demande des utilisateurs n’aboutit pas nous savons pourquoi, ce qui nous permet de mieux leur expliquer parce qu’on a testé et ça c’est très important.
Enfin, cela nous permet aussi de nous projeter dans l’avenir. Par exemple, avec l’arrivée du lot 2, l’ajout du module de facturation, les nouveautés testées nous permettent d’anticiper au mieux les processus futurs.

Question organisation, une rencontre tous les ans c’est très constructif, de pouvoir ainsi se rencontrer physiquement et de passer une demi-journée à discuter de tous les sujets concernant la plateforme. Nous voyons donc sur quels projets vous travaillez, les orientations futures de la plateforme, et en échange nous vous faisons partager notre retour, la façon dont l’entreprise Norauto évolue. C’est collaboratif et c’est comme ça que nous aimons travailler chez Norauto.

Quelles sont vos impressions suite à l’arrivée de Pascal Honno en tant qu’Account Manager?

J’avais pas mal d’interrogations suite aux évolutions du produit et un besoin d’accompagnement pour la mise en place du Punch-out et de l’EDI et Pascal a été là, il a permis de débloquer des situations avec certains fournisseurs.

Lorsque je suis bloquée sur un point précis et que je n’arrive pas à me faire comprendre il est présent. C’est un bon relais entre les équipes Determine et nous.

Lors de notre visite, des utilisateurs ont pu donner leur avis sur l’outil, quels retours avez-vous eu?

Les utilisateurs apprécient d’être impliqués dans ce type de réunion car ils peuvent s’exprimer. Je les ai souvent au téléphone, mais lorsque je participe aux réunions de synergie métier, cela me permet d’échanger sur les problématiques rencontrées, le suivi de ces problématiques et les solutions pour contourner le problème si elles existent et ils apprécient vraiment cet effort.

Quelles évolutions envisagez-vous chez Norauto dans votre utilisation de l’outil?

Au-delà de l’animation de la plateforme avec la gestion des catalogues et des fournisseurs, mon rôle va tendre à évoluer après la mise en place du lot 2 sur la facturation. Chez Norauto, nous avons une cellule qui s’occupe de la comptabilité et qui prendra la main sur l’outil, je ne serai donc plus seule à administrer l’outil.

Nous sommes aussi en train de penser à utiliser le module Contrats que l’on n’utilise pas encore et que je vais prendre en charge bientôt. Le fait de ne pas déployer tous les modules en une seule fois nous permet d’avoir le recul nécessaire sur le fonctionnement de l’outil dans son ensemble. Ainsi dès que le module Contrats sera en place, nous saurons comment le gérer.

En tant que seule administratrice de la plateforme Determine aujourd’hui que pouvez-vous nous en dire?

Aujourd’hui c’est assez facile de l’administrer, les imports/exports de fichiers Excel se font simplement, ça ne prend pas beaucoup de temps. Au début, j’avais la crainte de de passer mon temps à référencer les catalogues et bien ça n’est pas le cas, je suis satisfaite. L’administration de l’outil est vraiment facile à prendre en main.

Que pensez-vous de la flexibilité de la Plateforme Determine? De sa capacité à gérer des processus métiers complexes?

Chez Norauto, nous ne sommes pas favorable aux développements spécifiques donc le mode SaaS qui permet une grande flexibilité est un vrai atout. La plateforme n’est pas figée à un instant T, elle évolue et nous pourrons activer de nouvelles fonctionnalités en fonction de l’évolution de nos besoins métiers.

Pourriez-vous nous donner un exemple de cette « flexibilité »?

Chez Norauto, nous avons très peu de règles d’approbation. L’utilisateur envoie la majorité des demandes directement en commandes sans validation. Votre plateforme est conçue pour permettre de créer des règles d’approbation sur les demandes, les commandes, etc…Et bien nous nous sommes aperçus en créant des règles spécifiques à nos besoins métier, que votre outil s’adaptait à notre mode de fonctionnement. En presque trois clics l’utilisateur passe commande. C’est là le vrai plus de l’outil, la possibilité de créer des règles de gestion qui s’adaptent à nos process.

Un autre exemple est la gestion multi-catalogues. Au cours du déploiement de l’outil en interne, nous avons eu besoin de deux catalogues différents avec deux grilles de prix. Après discussion avec Determine et la mise en lumière de ces contraintes, nous sommes satisfaits de voir que Determine sait gérer ces contraintes en activant la fonctionnalité gratuite multi-catalogues, que j’ai pu tester facilement.

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