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2 juin 2017

Comment mettre en pratique la gestion des contrats à l’international ?

Comment mettre en pratique la gestion des contrats à l’international ?

Dans ma dernière publication, j’ai traité des différences qui existent entre gestion « globale » et « multinationale » des contrats. Dans cet article nous verrons comment mettre en pratique la gestion des contrats à l’international par rapport à ces deux approches.

Ces deux termes apparemment synonymes fournissent des orientations à un large groupe d’utilisateurs et d’organisations variés, mais ils atteignent leurs objectifs de différentes manières. La gestion « globale » implique la mise en place et le contrôle de normes à l’échelle de l’entreprise dans son ensemble, tandis que la gestion « multinationale » suppose plus de flexibilité pour modifier une norme afin que celle-ci s’adapte à des exigences régionales.

Réussir à dépasser les difficultés pour mettre en pratique la gestion des contrats à l’international

Aujourd’hui la collaboration étant favorisée, la gestion « multinationale » est souvent la meilleure manière de procéder. Mais bien que ce choix semble facile à faire, les difficultés surgissent dans les menus détails quand il s’agit de mettre en pratique la gestion des contrats à l’international. En effet, est-il possible de garder le contrôle tout en s’adaptant aux situations spécifiques qui ne manqueront pas de se présenter ?

Oui, tant que la direction reconnaît l’importance d’adopter une approche centrale et non centralisée. En outre, la technologie en place doit être suffisamment agile pour permettre un processus décisionnel approprié, tout en évitant la rigidité qui se dégage des systèmes de gestion des contrats traditionnels. Pour atteindre cet objectif, l’organisation doit être capable de redéfinir et de mettre en œuvre des processus de gestion des contrats cohérents et efficaces à l’échelle mondiale avec d’innombrables parties prenantes.

Les professionnels en charge de la réalisation de contrats exploitables sur le plan multinational ont une tâche importante dans deux domaines de base : les normes régionales et linguistiques ainsi que les systèmes juridiques.

Normes linguistiques et régionales

Il n’est pas de meilleur exemple que celui de la langue et de la mise en forme pour illustrer la fonctionnalité indispensable à l’optimisation de l’exploitation d’un contrat au niveau local. Cela comprend l’interface utilisateur, la langue du contrat et les balises de métadonnées qui sont utilisées pour faciliter la recherche et l’utilisation du contrat. Bien que chaque contrat soit généralement établi dans une langue d’origine, les contrats multinationaux doivent souvent être accessibles dans une ou plusieurs autres zones géographiques. Les spécificités régionales (langues, dialectes, références culturelles et expressions locales) doivent être dûment prises en compte.

Les nuances des termes utilisés peuvent avoir d’importantes répercussions sur le plan juridique si ceux-ci ne sont pas choisis avec grand soin et avec une parfaite compréhension des lois régionales ou locales. Tel est le cas, par exemple, des différences linguistiques en français, entre la France et le Québec, en espagnol, entre l’Espagne, l’Argentine ou le Mexique ou encore en portugais, entre le Portugal et le Brésil. Il s’agit là d’un domaine dans lequel une solution de Gestion des Contrats appropriée peut se révéler être un outil efficace. Au-delà de la traduction complète d’un contrat, il est possible de tirer profit des balises de métadonnées pour s’assurer que le sens régional voulu d’un accord est préservé d’une langue à une autre. En isolant les principaux détails par des métadonnées, ces termes deviennent extrêmement clairs quels que soient les langues et dialectes.

La visibilité bidirectionnelle et les flux d’informations sont nécessaires pour faciliter la mise en place d’une une solution de Gestion des Contrats multinationale efficace. Cela signifie que tous les contrats « traduits » nécessitent l’implication active des utilisateurs internes et des fournisseurs dans les régions concernées par la ou les langues alternatives du contrat. Le sens des modalités et conditions, ainsi que la précision des différents ensembles de caractères ou des balises de métadonnées, doivent être tels que définis au niveau local. Dans l’idéal, cela ouvrira une voie de communication interne dans l’organisation pour une meilleure adoption de la solution de Gestion des Contrats et une interaction continue tout au long de la vie du contrat. Résultat : toutes les parties contractantes concernées sont éclairées, et non contraintes, par la solution.

Une fois que toutes les parties se sont mises d’accord à propos de l’intention et du résultat escompté du contrat aux différents niveaux locaux, il est également important de veiller à ce que le contrat soit transférable en termes de mise en forme au sein du SI Contrats. Cela simplifierait le processus de rédaction si l’anglais américain, le dollar américain et les règles de rédaction américaines (par exemple, les métriques concernant les devises, les dates et les heures) étaient toujours définies par défaut, mais vous ne pouvez contraindre les utilisateurs du reste du globe à adopter l’approche d’une région définie.

Comprendre l’esprit de la loi

Mais même lorsque les mots sont traduits avec précision d’une langue à une autre, l’intention et, par conséquent, les résultats peuvent varier. Les divergences entre les lois d’une juridiction à une autre (par exemple, entre le droit commun et le droit civil) peuvent également exiger que certains termes soient explicitement énoncés dans une région, tandis qu’ils peuvent être tout à fait implicites ou compris dans une autre.

Par exemple, dans le droit commun de pays tels que les États-Unis, le Royaume-Uni, l’Inde et le Canada, tous les points sur lesquels les parties veulent s’entendre doivent être précisés dans le contrat. De cette façon, ils seront reconnus par une cour de justice. Inversement, les systèmes de droit civil en Amérique latine, dans la plupart des pays européens, dans tous les pays d’Asie et dans la majeure partie de l’Afrique prévoient généralement des règles ou des codes standard étendus qui seront applicables à certains types de contrats. Cela signifie que les contrats peuvent être succincts.
L’inconvénient est que toutes les règles ne sont pas obligatoires. Cela peut créer des problèmes plus tard si les parties aboutissent à des désaccords concernant certaines dispositions. Cela n’annulera peut-être pas l’intégralité du contrat, mais peut toujours causer des problèmes.

L’objectif final de chaque contrat consiste à déboucher sur un ensemble de mesures, de comportements et de résultats. Pour ce faire, ils doivent prendre en compte les nuances juridiques, culturelles et linguistiques afin que les résultats soient aussi précis dans la traduction qu’ils le sont dans la ou les langues de rédaction d’origine. Si les contrats doivent remplir leur fonction dans chaque partie du monde où ils s’appliquent, leurs détails doivent respecter les mêmes principes qu’une approche « multinationale » fiable de la Gestion des Contrats. Il faut pour cela prendre en considération toutes les informations nécessaires pour rendre le contrat applicable au niveau local, y compris la langue, la devise, les formats d’heure et de date et les pratiques commerciales locales. Cette démarche rapproche du centre ces unités commerciales géographiquement dispersées de façon bien plus efficace qu’une approche « mondiale », aussi valable soit-elle.

Un système de gestion du cycle de vie des contrats qui soutient les exigences multinationales permet aux entreprises d’évoluer avec précision dans un environnement commercial dynamique. On ne peut accepter que les contrats ne soient pas conformes aux exigences commerciales réelles juste sous prétexte que la solution en place ne peut pas mieux faire.

En réglant ces questions de façon appropriée dans le cadre de la planification et du déploiement, les organisations sont assurées de :

  • Favoriser une expérience client uniforme grâce à des lignes directrices et des politiques globales en matière de négociations sur les documents
  • Harmoniser les rôles et responsabilités des partenaires mondiaux, régionaux et locaux (équipes juridiques et de conformité, équipes produit et de mise en œuvre)
  • Gérer directement les clients, les fournisseurs et les autres tiers pour résoudre les problèmes liés aux documents
  • Promouvoir la digitalisation des contrats en s’adaptant aux exigences commerciales et en réalisant les objectifs finaux
  • Permettre aux titulaires des contrats de travailler en étroite collaboration avec tous les responsables mondiaux/régionaux en vue d’utiliser la solution de Gestion des Contrats de façon appropriée dans des contextes mondiaux

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