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7 avril 2016

Les 3 GRANDS avantages de la Gestion des Contrats

Les 3 GRANDS avantages de la Gestion des Contrats

La gestion des contrats est un aspect important des relations commerciales et constitue un outil nécessaire utilisé par les entreprises pour tirer profit au maximum des accords si ardûment négociés. Bien qu’appliquer et contrôler les contrats pour maximiser la performance financière et opérationnelle et minimiser les risques ne soit pas très « sexy », c’est aujourd’hui devenu primordial pour beaucoup d’entreprises.

Une solution de gestion des contrats apporte de nombreux avantages. Les organisations dans lesquelles aucune solution n’existe souffrent d’une perte de temps et d’argent considérable. Des solutions « à l’ancienne » combinant fichiers Excel et informations réunies à la main montrent vite leurs limites : elles manquent d’intégration avec d’autres systèmes tels que les CRM et ERP, elles manquent d’organisation régissant des habilitations bien définies, de processus et de règles d’approbation, elles n’ont pas toujours de systèmes pour alerter dès que l’échéance d’un contrat se rapproche et elles s’adaptent difficilement à la croissance d’une entreprise.

Voici les 3 GRANDS avantages de la Gestion des contrats :

#1 La réduction des risques

Opérer selon les derniers accords négociés améliore la conformité. En effet, selon Aberdeen, la mise en place d’une solution de gestion des contrats permet d’améliorer la conformité de 55%. Etre conforme et être capable de le prouver, dépend de la capacité d’une entreprise à assurer un audit et un contrôle régulier de ses activités. Du côté des Achats, la mise en place de processus et de procédures standardisées réduisent les achats incontrôlés et le risque fournisseur tout en accroissant le levier d’action sur les dépenses. L’effet direct est que les risques liés à la chaîne de valeur sont réduits et les Achats deviennent moins coûteux et plus valorisables.

Autre avantage de la gestion des contrats, celle-ci permet d’identifier aisément les contrats avec les fournisseurs dans des zones à risque – dus à des catastrophes naturelles, ou à une instabilité politique ou économique – ceci est critique pour la gestion des risques organisationnels. Enfin, la violation des règles ou des politiques peut être identifiée et gérée rapidement contrairement à un système manuel et non intégré.

#2 L’optimisation financière

D’une part, un système de gestion des contrats aide à réduire les frais légaux et à éliminer le renouvellement de services non nécessaires. D’autre part, il permet d’accroître fortement la visibilité des dépenses. Selon Ardent Partners, les entreprises qui relient sourcing et processus contractuels sont plus réalisent beaucoup plus d’économies. En fait, les meilleures équipes Achats ont reporté un taux d’économies annuel de 37% supérieur à leurs pairs. Acheter au bon moment, pour la bonne quantité et à des prix négociés en amont à des fournisseurs approuvés réduit les dépenses « hors contrat » et les dépenses incontrôlées. Et tracer les réductions ainsi obtenues permet de s’assurer que toutes les économies négociées pendant le cycle sourcing sont capturées.

#3 Productivité et efficacité opérationnelle

La mise en place d’une solution de gestion des contrats permet d’obtenir rapidement des données plus précises en temps réel et mieux qualifiées et d’établir ainsi des prévisions plus justes. De plus, un tel système permet de suivre des données importantes telles que les dates d’échéances via des rappels automatisés et paramétrés par les utilisateurs eux-mêmes. En éliminant les processus manuels et en centralisant votre répertoire de documents vous améliorez fortement votre contrôle et votre efficacité.

Négocier un contrat est l’un des éléments qui définit la relation avec vos fournisseurs. Les entreprises ont besoin de s’assurer qu’elles gèrent de manière adéquate ces accords. Utiliser les bons outils pour faire le suivi et contrôler les contrats impactera positivement votre entreprise et fera la différence pour à la gestion de vos dépenses et de vos relations avec vos fournisseurs.

S’assurer le plus tôt possible que le montant de revenu contractualisé correct est réalisé peut substantiellement impacter le résultat d’une entreprise. Le ROI résultant compense fortement le coût de la mise en place et de l’opérabilité d’une solution de gestion des contrats. Par ailleurs, les projets sont aussi réalisés dans un délai beaucoup plus court.

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Article écrit par Kellie Peterson, Manager Marketing chez Determine.