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mai 26, 2017

Petite histoire de la Gestion des Contrats : Être Global. Agir Multinational.

Petite histoire de la Gestion des Contrats : Être Global. Agir Multinational.

Dans un récent webinaire co-présenté par IACCM et Determine (disponible à la demande ici), le PDG d’IACCM, Tim Cummins, nous a raconté une l’ Histoire de la Gestion des Contrats depuis les années 90. Comme il l’a démontré, les approches de gestion des contrats de l’époque ont eu tendance à surestimer la centralisation et la normalisation par souci de rentabilité. Bien que cette stratégie ait apporté quelques réussites opérationnelles à court terme, elle a à la fois exclu les utilisateurs locaux et engendré des complications réglementaires et/ou comptables pour l’entreprise et ses fournisseurs.

Histoire de la Gestion des Contrats : une méthode en adéquation avec le fonctionnement des achats de l’époque

Il est bien sûr facile de porter un jugement sur cette approche pourtant légitime à l’époque. La normalisation était en parfaite adéquation avec le mode de fonctionnement des achats, qui dépendait alors presque entièrement du volume et qui recherchait quasi-exclusivement les économies. Cette approche a également tiré pleinement parti des logiciels pour la gestion des contrats disponibles à ce moment-là et qui se limitaient surtout à des référentiels (espaces de stockage informatiques) seulement capables de proposer le stockage centralisé des documents électroniques.

Ne vous contentez pas de classer les contrats, utilisez-les.

Au cours des deux décennies qui ont suivi, beaucoup de choses ont changé. Nos objectifs ont dépassé les simples économies et la technologie disponible a évolué de façon exponentielle. Les solutions du marché ont désormais la flexibilité et la dimensionnalité nécessaires pour gérer les contrats, les dépenses et les relations d’une façon qui permet d’exercer ses activités de manière dynamique et axée sur la valeur. Dans leur stratégie « globale » de gestion des contrats, les entreprises intègrent désormais une dimension « multinationale ».

Mais quelle est précisément la différence entre une gestion « globale » et une gestion « multinationale » ?

Alors que la gestion « globale » prend un ensemble de conditions ou d’exigences et tente de ranger tout le monde derrière elles, la gestion « multinationale » préserve une seule version de la vérité par-delà les frontières, tout en tenant compte des exigences locales telles que les contraintes de visibilité et les obligations réglementaires. L’adoption d’une approche « multinationale » établit un équilibre entre la nécessité de centraliser et de normaliser et les bénéfices d’une démarche visant à favoriser le juste niveau de flexibilité et de conformité sur le plan local. L’approche « multinationale » instaure des contrôles sans prendre le contrôle.

Gestion des Contrats centrale, autonomie locale.

Cette transition a en partie été possible grâce à l’abandon de programmes axés sur la mission en faveur de programmes qui mettent l’accent sur la collaboration et l’établissement de relations tant au niveau interne de l’organisation qu’au niveau externe. Les solutions de Gestion des Contrats existent pour rendre autonome une prise de décision éclairée, et non pour contraindre inutilement des collaborateurs dans une autre partie de l’entreprise ou du monde. Ainsi, ces solutions sont davantage centrales que centralisées, en utilisant les préférences locales et en instaurant une gouvernance sans recourir à des cadres rigides. Autrefois ennemies des Achats, la créativité et la variabilité revêtent aujourd’hui la même importance pour les Achats que l’utilisation efficiente des ressources.

Autre facteur clé du passage d’une gestion « globale » à une gestion « multinationale », l’augmentation des flux d’informations bilatéraux.

Les espaces de stockages virtuels n’offraient rien de plus qu’un stockage statique, mais tout cela est désormais derrière nous. Aujourd’hui, nous négocions, nous annotons et nous signons en ligne. Les solutions d’aujourd’hui ont la capacité de garder les contrats en vie tant que leurs conditions sont effectives, et nous sommes également capables de « garder en vie » toutes les informations qui rendent nos contrats si précieux. En combinant les données de dépenses, les informations sur les performances des fournisseurs, les achats en ligne et le reporting, cette visibilité nous donne accès à des informations que nous ne pourrions pas obtenir autrement. Une gestion des contrats à l’international efficace est un juste équilibre entre flexibilité et contrôle.

Les solutions d’aujourd’hui transforment les contrats en outils commerciaux collaboratifs.

Les contrats ne sont plus des documents statiques établis et transmis par le siège des entreprises ou par une équipe centrale. Désormais, ils agissent comme points de convergence pour des échanges bidirectionnels d’informations qui contribuent à procurer un avantage concurrentiel tout en demeurant conformes aux différentes lois et habitudes locales. Ce nouveau niveau de sophistication peut créer quelques besoins techniques additionnels, mais le bénéfice, à la fois en termes de performance et de relations, fait plus que compenser l’investissement.

Depuis les années 90, les Achats ont cessé de considérer la variabilité locale comme un problème à éliminer par souci de normalisation. Ils ont compris que cette diversité est précisément ce qui nous permet de créer de la valeur. Et pourtant, malgré ces bonnes intentions holistiques, la complexité du climat commercial international s’est accrue en termes de fiscalité, de questions juridictionnelles et de réglementations localisées. Les décisions peuvent être prises au niveau central, mais si les entreprises agissent ainsi sans prendre en compte les conséquences légales et culturelles d’une telle démarche visant à priver de leurs droits le personnel local et les agences, leurs résultats seront vite en deçà de leurs attentes et les efforts déployés pendant vingt ans s’évanouiront.

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