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août 3, 2018

Gestion des informations fournisseurs et des contrats : un pare-feu anti risques

Gestion des informations fournisseurs et des contrats : un pare-feu anti risques

Quasiment tous les jours, des entreprises font la Une à la suite d’un incident survenu chez l’un de leurs prestataires. Et dans la plupart des cas, ces sociétés sont responsables des risques créés par ces prestataires.
Dans l’un de nos livres blancs en collaboration avec Ardent Partners nous expliquons comment exploiter les données pour limiter les risques, grâce à l’alliance des modules de gestion des informations fournisseurs et des contrats. Ce livre blanc explique comment construire une sorte de pare-feu anti risques avec l’intégration de ces modules, étayée par une source de données vérifiées unique, dans l’optique d’éviter l’apparition des risques chez les fournisseurs après leur référencement.

Combiner la gestion des informations fournisseurs et des contrats pour créer un pare-feu anti risques.

En associant deux modules reposant sur une source de données unique, vous décuplez leur efficacité. Ce qui rend cette approche aussi efficace dans le cadre de la gestion des risques, c’est la possibilité d’utiliser toutes les données du système via n’importe quelle solution modulaire. Voici un petit aperçu du mode de fonctionnement.

Toutes les certifications requises sont annoncées dès le départ.

Imaginez : vous rencontrez un fournisseur à un salon et son offre correspond parfaitement aux besoins de l’un de vos projets. Après l’avoir invité à s’enregistrer sur votre système, vous le laissez remplir le formulaire (ou vos équipes s’en chargent elles-mêmes). À cette étape, le module Gestion Fournisseurs spécifie automatiquement les certifications obligatoires dont le fournisseur doit disposer en fonction de son secteur d’activité. Vous pouvez configurer ces exigences en fonction de vos besoins, afin de pouvoir facilement vous adapter aux évolutions réglementaires et sectorielles:

Gestion des informations fournisseurs et des contrats un pare-feu anti risques 1

Seuls les fournisseurs ayant fourni l’ensemble des justificatifs requis sont éligibles à la validation:

Le système définit et inclut automatiquement l’utilisateur qui aura le dernier mot sur la validation du fournisseur en fonction du workflow que vous créez, à partir de n’importe quelle métadonnée du système (secteur, région, etc.). Cette étape permet d’éviter les potentiels contournements:

Processus en parallèle : limiter les risques tout en maximisant l’efficacité

Dans la frénésie quotidienne, la possibilité pour des équipes de travailler simultanément sur le même sujet accélère sensiblement vos processus. Sur la Plateforme Cloud Determine, vous pouvez vous appuyer sur les données intégrées et les workflows interconnectés pour saisir plus rapidement les opportunités qui s’offrent à vous avec assurance, par exemple pour inviter un fournisseur à faire une offre ou pour négocier un contrat avant même la validation de ce dernier.

Il est possible de commencer le référencement des fournisseurs et de passer en revue leurs certifications en même temps que la création des contrats, sans avoir à attendre que chaque équipe ait fini son travail. Dès que les métadonnées liées au fournisseur sont saisies dans le système, elles peuvent être utilisées : les tâches qui incombent à chaque équipe peuvent maintenant être traitées beaucoup plus rapidement. Et grâce aux contrôles intégrés, le système peut vous empêcher de réaliser certaines opérations, par exemple si vous voulez faire un achat avant la validation finale du contrat concerné:

Une fois le fournisseur validé, le contrat est utilisable:

Les données agrégées, vecteur de confiance.

Il va sans dire que les capacités de gestion des risques de notre plateforme ne se limitent pas aux quelques impressions écrans présentées dans cet article. De la définition d’alertes pour les contrats arrivant à expiration et les certifications fournisseur au contrôle des dépenses et des économies, en passant par le suivi des budgets CAPEX/OPEX et le reporting, le fait d’avoir une vue holistique sur vos données vous permet d’éviter bien des risques après le référencement de vos nouveaux fournisseurs.

Pour découvrir comment l’alliance des modules de Gestion des informations fournisseurs et des contrats via la Plateforme Cloud Determine peuvent vous aider à vous protéger des risques, demandez une démo personnalisée et gratuite.

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