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mai 11, 2017

Gestion des Contrats à l’international : entre flexibilité et contrôle

Gestion des Contrats à l’international : entre flexibilité et contrôle

Dans la première partie de cette série, nous avons exploré la complexité logistique du déploiement d’une solution de Gestion des Contrats à l’international. Dans cette deuxième partie, nous allons énoncer les besoins auxquels une solution de Gestion des Contrats devra répondre pour réussir sur la scène mondiale.

Nouvel échiquier politique en France et aux Etats-Unis, Brexit… Le monde change : vos contrats sont-ils prêts ?

Quelque soit la tournure des événements, il est essentiel de veiller à ce que vos contrats, et les relations inhérentes, reflètent les réalités commerciales actuelles (et changeantes). Nouvelles réglementations, réglementations abrogées, fluctuations des devises étrangères et nouvelles règles de protection des données… la bonne appréhension de ces changement dépend de votre capacité à gérer ces contrats avec flexibilité. À cet effet, il est important d’avoir quelques lignes directrices utiles pour comprendre ce qu’une solution de Gestion des Contrats à l’international devrait apporter :

  • Localisation: Pour réussir, une solution de Gestion des Contrats devrait être dotée de fonctionnalités capables de prendre en compte les particularités de toutes les régions géographiques où elle est déployée. Cette solution devra permettre l’optimisation des contrats, la conformité des contrats et la gestion efficace des risques dans plusieurs langues, plusieurs pays et plusieurs environnements réglementaires et commerciaux.
  • Données accessibles partout, tout le temps: Par ailleurs, une solution devrait permettre à n’importe quel utilisateur habilité dans l’entreprise d’avoir une vue complète des données de références (et métadonnées) dans n’importe quelle langue, à n’importe quel moment et dans n’importe quelle région, sans qu’il soit nécessaire de modifier un code source.
  • Un accès en fonction du profil d’utilisateur: Dans le même temps, la solution devrait être suffisamment flexible pour s’ajuster à la personne qui doit accéder aux données et au moment où elle le fait, que ce soit en termes de sécurité ou pour répondre au besoin de concilier les lois sur la vie privée et les lois en matière d’accès en fonction des juridictions légales.

1. Une solution de Gestion des Contrats à l’international en mesure de relever les défis d’une entreprise mondiale :

  • Visibilité et reporting sur toutes les données contrats dans toutes les langues et devises
  • Contrôles des pratiques commerciales, de la conformité réglementaire et des dépenses hors-contrat
  • Présentation des données contrats dans n’importe quelle langue
  • Interfaces utilisateur spécifiques pour chaque langue
  • Support complet pour toutes les devises et tous les formats heure/date
  • Configuration rapide et facile des champs
  • Réplication homogène des données dans plusieurs applications et bases de données
  • Gestion et adaptation facile de l’outil à la structure organisationnelle et à son évolution: filiales, business units, etc.

2. Une solution qui garantit le respect des normes de l’entreprise.

Dans une multinationale, les relations clients et fournisseurs traversent souvent les frontières, les limites et les langues, tout comme les pratiques commerciales et les contrôles. Dans un certain nombre de domaines, les normes de l’entreprise peuvent être plus facilement respectées dans le processus de contrat, notamment :

  • Rédaction de contrat. La gestion automatisée des contrats au niveau mondial devrait garantir l’intégration des champs requis dans tous les contrats, peu importe le lieu où ils ont été rédigés, tout en donnant également aux auteurs la flexibilité d’adapter les modalités et conditions aux besoins locaux. Dans le même temps, la solution devrait faire en sorte que les contrats rédigés au niveau local reflètent les modalités et conditions qui existent dans les contrats cadres.
  • Opérations monétaires. Utiliser des données provenant de plusieurs sites locaux, dans plusieurs devises, dans des rapports consolidés rédigés dans une seule monnaie est un impératif absolu pour toute entreprise désireuse de minimiser les risques liés aux contrats, de s’assurer de la conformité au sein de l’ensemble de l’organisation avec des contrôles internes et des réglementations externes et d’optimiser la gestion globale des recettes et des dépenses.
  • Réplication de base de données. Pour garantir la transmission bidirectionnelle d’informations précises et disponibles en temps réel entre tous les centres de données à l’échelle mondiale, une solution de Gestion des Contrats efficace doit venir en appui de solutions normalisées de réplication de bases de données. Cette stratégie est essentielle pour que la gestion des contrats respecte à la fois les règles locales et fasse aussi partie d’une stratégie et d’une vision plus globale.
  • Contrôles stricts/souples. Dans un environnement mondialisé, les contrôles stricts/souples sont essentiels, ce qui signifie que les bureaux locaux doivent respecter scrupuleusement les règles de l’entreprise tout en respectant dans le même temps les prérogatives régionales. Les contrats de travail pour tout le personnel encadrant par exemple, peuvent prévoir des primes de résultat, mais les niveaux peuvent varier en fonction du droit du travail local. Une solution de Gestion des Contrats conçue pour gérer des problématiques internationales sera capable d’appréhender la complexité de ces variations tributaires d’un seul système.

3. Une solution qui répond aux attentes en termes de performance.

Une solution de Gestion des Contrats qui vise à appréhender la complexité des contrats internationaux répond dans l’idéal à un certain nombre d’attentes en termes de performance:

  • Faciliter la communication digitale. Les systèmes de gestion des contrats les plus efficaces éliminent les pertes de temps relatives à la saisie et la confusion dans la rédaction des documents. Ils y parviennent en s’appuyant sur une architecture de contrôle à l’extraction et à l’archivage des données qui permet aux utilisateurs finaux de créer facilement un cycle de vie pour les pièces jointes (documents), et permet d’extraire et d’archiver des documents associés aux demandes de contrat et aux projets de contrat basés sur les habilitations de l’utilisateur et sur l’étape à laquelle l’utilisateur se trouve dans le processus.
  • Structuration des données. Une solution efficace garantira des performances optimales en transformant des informations non structurées en informations structurées et en les classifiant dans des bases de contrat standardisées. Par conséquent, aucune modification significative n’est requise dans les infrastructures informatiques existantes.
  • Personnalisation des contrats. Avec une solution agile, aucune modification de code source n’est nécessaire lorsque les structures des contrats changent. En fait, en quelques minutes seulement, les utilisateurs finaux n’ayant pas un profil technique peuvent créer les champs personnalisés dont ils ont besoin pour adapter facilement des contrats aux exigences spécifiques et complexes des multinationales.

4. Une solution qui bénéficie à l’entreprise dans son intégralité.

Une solution de Gestion des Contrats déployée à l’échelle mondiale peut apporter de nombreux avantages à un nombre encore plus grand d’utilisateurs finaux dans toute l’entreprise. À l’exception du service juridique, les différents services ont besoin de définir la façon dont ils utilisent la solution de Gestion des Contrats. Considérons ce qui suit :

  • Les Services financiers. Parce qu’elle permet, entre autres, d’utiliser les données de plusieurs centres de données mondiaux, une solution de Gestion des Contrats globale offre aux directeurs financiers un aperçu instantané de tous les contrats en cours de négociation. Ces informations permettent d’évaluer l’ensemble des risques et d’examiner à la loupe les contrats spécifiques qui peuvent être modifiés pour ajuster leurs profils de risques. Les services financiers peuvent également compter sur la solution pour obtenir des prévisions de recettes plus précises qu’avec les outils traditionnels, tels que les systèmes automatisés des forces de vente (ex: Salesforce).
  • Les Services achats. Les services achats disposent d’une visibilité globale sur les accords-cadres d’achats internationaux. Les multinationales utilisant la gestion du cycle de vie des contrats peuvent s’assurer que tous les contrats locaux sont conformes aux conditions et aux spécifications prévues par ces accords. Par conséquent, la véritable valeur des contrats cadres peut être dégagée et les coûts contrôlés.
  • Les Services commerciaux. Les organisations commerciales évoluant dans des environnements globalisés peuvent calculer la valeur optimale totale de n’importe quel contrat. Une compréhension claire des valeurs extrinsèques et intrinsèques et des risques associés à un contrat spécifique peut fournir d’importantes indications sur la façon d’affiner les efforts de vente et d’ajuster les projections financières.

Alors que ces exigences ne sont que superficielles, elles fournissent un minimum de connaissances sur les défis qui se posent lors du déploiement d’une solution de Gestion des Contrats à l’international.

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