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19 septembre 2016

Sur la courbe de l’innovation – Partie 4 : La gestion des attributs comme source d’efficacité et d’information au processus Source-to-Pay

Sur la courbe de l’innovation – Partie 4 : La gestion des attributs comme source d’efficacité et d’information au processus Source-to-Pay

Les tentatives pour promouvoir l’utilisation d’une solution e-Achats au sein d’une organisation ont toujours reposé sur la capacité à trouver facilement ce que l’on recherche. Mais comment gérer des attributs de catalogue sur mesure ? Par exemple, comment s’assurer que le vendeur fournit des services en français ou que le produit est disponible en XXL ?
L’achat d’un produit configurable, comme un ordinateur ou un équipement de bureau, peut s’avérer être une tâche simple à réaliser en s’appuyant sur des fonctionnalités courantes du type de celles utilisées par Amazon, qui vous indiquent comment trouver ce que vous cherchez par l’intermédiaire d’un panier achats dynamique. Rechercher, sélectionner, cliquer et le tour est joué ! Simple, n’est-ce pas ? Eh bien ! Ce n’est pas aussi évident.

Lorsqu’il s’agit d’articles qui doivent être commandés dans un catalogue pré-approuvé ou punch-out, les niveaux de détail sont souvent communiqués uniquement par le fournisseur. Le problème n’est pas tant de trouver le produit ou le service, mais plutôt la capacité d’identifier ou de sélectionner les attributs spécifiques en fonction de vos exigences particulières.

Faisons un petit jeu de rôles:

Je m’appelle Claire et assume la fonction de Category Manager. Il me faut mettre en place un système d’attributs d’articles destiné à faciliter la gestion de catalogue et à améliorer le reporting par catégorie. Dans le cas de la gestion de demandes de prix (RFQ), j’ai besoin que ces attributs soient pris en compte afin de communiquer au fournisseur suffisamment d’informations pour qu’il établisse son prix. »

Je suis Rick, le demandeur. Je veux accéder facilement aux attributs d’article dans le panier afin de décrire plus précisément les caractéristiques de l’article dont j’ai besoin. Je dois pouvoir définir des valeurs pour les attributs prédéfinis en fonction de la catégorie ou du type d’article. Une recherche par attribut dans le panier doit être également possible pour me guider la création de ma demande. »

Par le passé, le problème était qu’une solution e-Achats type, même si elle offrait à la fois des catalogues interne et externes (punch-out) avec recherche possible par attribut fournisseur, ne procurait pas la flexibilité nécessaire à la prise en compte des besoins en termes d’attributs sur mesure aux différentes étapes du processus d’achat. En outre, toutes ces informations devaient en général être saisies manuellement sur chaque ligne de la demande, ce qui entraînait une perte de temps et d’argent.

Des attributs reliés au processus d’achats

Sur la base de scénarios d’utilisation tels que ceux mentionnés plus haut, Determine a compris quel niveau de flexibilité il fallait offrir pour gérer les besoins des utilisateurs. Nous avons saisi l’importance de la façon dont les attributs doivent être reliés au processus d’achat. Grâce à de nouvelles possibilités de gestion d’attribut en P2P, nous sommes capables de prendre facilement en compte des besoins particuliers dans des situations très courantes.

  • Achats de services : lorsque vous sous-traitez des services auprès d’un professionnel, des informations supplémentaires sont nécessaires pour définir les exigences ; et ces attributs diffèrent selon le type de service acheté – par ex. des services informatiques (attributs : connaissance du logiciel requise, langues parlées, années d’expérience, etc.).
  • Produits récurrents : cela concerne les articles dont les caractéristiques sont récurrentes – par ex. les commandes de T-shirts ou de vêtements de sécurité pour les employés (attributs : taille, couleur, matière, etc.). Tous ces attributs peuvent avoir des valeurs prédéfinies (par ex. langue : espagnol, anglais, français allemand, etc. ; taille : S, M, L, XL, XXL).

En outre, avec la nouvelle version 16.6 de la plateforme Cloud de Determine, les organisations peuvent traiter ces besoins particuliers à différents niveaux du cycle de category management ou d’achat.

  • Category Management : permet aux Category Managers d’ajouter des attributs personnalisés pour gérer les articles de catalogue au niveau de la marchandise afin d’effectuer une analyse des dépenses plus large lors des phases de revue d’opportunités et de classification de fournisseurs.
  • Recherche dans le catalogue / Panier achats : donne aux utilisateurs d’un catalogue la possibilité de faire apparaître automatiquement les attributs par défaut créés par les Category Managers pour les articles de leur catalogue local et/ou les recherches punch-out dans le panier d’achats.
  • Ligne d’achats de la demande / détail de la commande : une fois qu’un article est placé dans le panier achats, possibilité de faire apparaître ces mêmes attributs au niveau de chaque ligne d’article lors de la création d’une demande puis par la suite d’une commande.
  • Demande de prix : enfin, dans le cas où un demandeur a besoin de connaître le prix d’un produit ou service particulier (par ex. RFQ), les attributs d’article peuvent s’afficher automatiquement à l’écran afin de permettre aux fournisseurs de comprendre plus en détail une RFQ provenant de l’organisation acheteuse.

Grâce à l’amélioration des possibilités de gestion d’attributs, les services achats peuvent découvrir l’efficacité nouvelle qui découle d’une category management plus pointue, de l’adoption de catalogues utilisateurs plus riches, et de modèles de dépenses plus prévisibles pour atteindre leur but final – mieux maîtriser les dépenses.

Ainsi se termine notre série d’articles Sur la courbe de l’innovation. Si vous avez manqué l’une de ces parties, vous pouvez les retrouver intégralement ici :
Partie 1 : la valeur du Material Design
Partie 2 : la Sainte-Trinité de la gestion des données
Partie 3 : proposer des fonctionnalités collaboratives en libre-service à l’aide des workflows