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24 mars 2016

Garantir la conformité au-delà de l’exécution : première partie

Garantir la conformité au-delà de l’exécution : première partie

Dans cette série d’articles, nous nous intéressons à l’influence de la courbe de maturité des achats sur leur orientation stratégique. Nous allons tout d’abord analyser la façon dont les mutations du rôle des achats ont créé un cadre où le suivi de la conformité s’avère impératif ; dans un second article, nous verrons comment améliorer la conformité en harmonisant les processus d’entreprise.

Les achats évoluent

Ces dix dernières années, le Procurement a dépassé le simple « achat » pour revêtir un rôle stratégique qui a décentralisé le processus « achat » proprement dit dans l’entreprise. En tant que spécialistes du domaine, nous créons avec nos fournisseurs des relations de négociation et de gestion. Nous définissons l’expérience d’achat, mais nous achetons finalement très peu nous-mêmes. À la place, nous déléguons la responsabilité de l’achat aux consommateurs dans toute l’entreprise (dans le respect des directives strictes que nous mettons en place).

Idéalement, cette approche doit rendre le processus d’achat plus efficace, mais elle peut être risquée pour le Procurement dans la mesure où nos performances (mesurées en économies réalisées) sont désormais liées aux choix et activités d’acteurs tiers. Cette dépendance vis-à-vis des actions des autres est, au mieux, délicate, au pire, frustrante.

La séparation entre le Procurement dans sa forme actuelle et l’acte d’achat nécessite de prêter attention à la conformité. Le service achats s’investit fortement dans l’établissement de contrats avantageux, mais ces bénéfices ne se concrétisent que si les clients savent à quels fournisseurs faire appel et suivent les procédures de commande mises en place.

Communiquer sur la conformité

Le suivi de la conformité est la première mesure que le service achats peut prendre pour gérer des facteurs qui dépassent ses fonctions. Les acteurs internes sont plus ou moins impliqués dans des projets de sourcing, mais la majorité des achats réels sont réalisés à l’échelle de toute l’entreprise. La conformité peut être renforcée de manière significative en toute simplicité, grâce à la formation et à une bonne communication. De même, en aidant les personnes dont les priorités et les motivations peuvent s’éloigner des nôtres à comprendre en quoi le respect de la conformité est important (et facile), nous améliorons là aussi la conformité.

En langage Procurement , on parle souvent d’achats « dissidents » pour les achats non conformes ou réalisés hors contrat. Cela sous-entend une volonté de s’éloigner des directives établies, mais il s’agit plus souvent d’un manque de sensibilisation. La grande majorité des achats hors contrat se fait par inadvertance, sans intention de s’écarter des procédures ou de mettre l’entreprise en danger. Le rôle du service achats est de définir clairement comment les demandes d’achat doivent être réalisées et auprès de qui. On a ici affaire à une gestion de la conformité au niveau individuel.

De plus en plus de solutions e-Achats ont vu le jour du fait de ce besoin de centraliser et de mettre à disposition les informations des fournisseurs. Elles facilitent la procédure de demande-commande-approbation pour garder l’utilisateur dans le système. Ces solutions jouent aussi un rôle dans les situations pouvant donner lieu à des achats non conformes. Les professionnels peuvent ainsi se concentrer sur les formes plus complexes – et potentiellement plus dangereuses – d’achats non conformes.

Autrement dit, l’évolution de notre rôle – de l’achat à la stratégie – nous oblige désormais à garantir une conformité irréprochable tout en développant des outils et processus favorisant son respect. Ne ratez pas notre prochain article pour découvrir comment encourager vos utilisateurs à adopter la conformité de leur plein gré, sans les forcer.

* La gestion des dépenses est toujours plus complexe. Pour savoir comment tirer le meilleur parti du processus Procure-to-Pay pour votre entreprise, demandez une démonstration et découvrez de nombreuses possibilités.

Vous pouvez aussi nous contacter à tout moment si vous avez des questions.

Article écrit par Kelly Barner, rédactrice chez Determine.