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31 mars 2016

Achats – Garantir la conformité au-delà de l’exécution : deuxième partie

Achats – Garantir la conformité au-delà de l’exécution : deuxième partie

Dans mon dernier billet, j’ai présenté l’évolution du rôle des achats et la nécessité qui en découle de renforcer le suivi de la conformité. En décentralisant les achats quotidiens pour les déléguer aux demandeurs, les nouvelles procédures sont plus efficaces – à condition que tout le monde en respecte les règles. Nous allons ici nous pencher sur la conformité dans sa globalité, c’est-à-dire sur l’alignement des processus sur les objectifs généraux de l’organisation.

Un meilleur alignement pour plus de conformité

Soyons honnêtes : en matière d’économies, il ne s’agit pas simplement de payer moins pour les mêmes produits et services. De même, la gestion de la conformité ne consiste pas simplement à concrétiser les économies négociées. Les contrats permettent d’obtenir des prix avantageux, mais protègent également l’entreprise et garantissent le niveau et l’exécution des services nécessaires, ou encore des conditions de paiement favorables.

Le service achats peut créer de la valeur en négociant des baisses de prix ou de meilleurs biens ou services pour le même prix. La conformité dispose des mêmes leviers.

L’un des objectifs du service achats est de synchroniser toutes les activités achats aux processus et aux procédures. Bien que cela participe à l’amélioration de la conformité, le service achats devrait davantage se concentrer à aligner ses processus avec les besoins et les objectifs de l’entreprise, tout en maintenant un certain niveau de flexibilité.

Lorsque l’entreprise atteint un niveau élevé de maturité, il ne s’agit plus d’appliquer la conformité proprement dite, mais de mettre en place des processus répondant aux besoins de l’entreprise dans son ensemble. Pour ce faire, le service achats doit mieux comprendre les objectifs de l’organisation et connaître précisément les capacités des fournisseurs qualifiés. Aligner besoins et procédures permet d’améliorer la conformité, sans recourir à des mesures punitives qui s’avèrent alors superflues.

Le service achats lutte en permanence contre les idées reçus de certains collaborateurs et clients internes dont notamment l’idée que nous sommes là uniquement pour compter chaque sou. Nous devons réussir à leur faire comprendre que nous apportons bien plus que de simples économies. La plupart du temps, nous ne sommes en contact avec nos clients internes que lorsque nous évaluons des solutions par le biais du sourcing stratégique, ou lorsque qu’un collègue a besoin de faire un achat hors contrat. Ils ne comprennent pas vraiment ce qu’est le Procurement et imaginent que nous sommes obnubilées par les règles et les dépenses.

Or il faut garder en tête que nos relations ne s’achèvent pas lorsque le projet sourcing est bouclé, et c’est aussi pour cela que les équipes achats doivent rester attentives aux leçons à tirer des cas de non-conformité. De même qu’une douleur apporte une information importante aux médecins, les problèmes récurrents de conformité doivent nous alerter sur un problème touchant au processus et/ou aux fournisseurs.

Sans visibilité, pas de compréhension

Une journée ne suffirait pas pour couvrir tous les types et causes de non-conformité. Les dépenses non conformes ne se signalent pas d’elles-mêmes au service achats. Elles ne s’affichent pas en rouge ou n’envoient pas de message d’erreur. Les identifier demande beaucoup de travail.

Assurer la conformité requiert un travail de détective, qui peut être grandement facilité par l’intégration système. En réduisant les écarts entre les données achat et les données contrats, les équipes peuvent mieux identifier les catégories ou les fournisseurs non prévus aux contrats. Une plateforme unique diminue également la charge de travail administrative nécessaire pour faire correspondre différents noms liés à un seul fournisseur ou à une seule catégorie.

Le processus Source-to-Pay est bien souvent perçu comme couvrant le processus achat. S’il est important de couvrir la « largeur » du processus achat, il faut aussi savoir établir des liens à plus bas niveau entre les différentes étapes de ce processus. En Procurement, la maîtrise des flux de données peut améliorer la conformité très rapidement.

Il est parfois plus facile de se concentrer sur ce que les autres devraient faire différemment – d’autant plus que nous essayons généralement de changer les habitudes d’achat. En réalité, nous devrions aider chacun de nos collaborateurs à comprendre pourquoi tel processus et telle bonne pratique ont été mis en place.

En supposant que la plupart des équipes ont à cœur la réussite de l’entreprise, il est alors possible de parvenir à cet alignement – quels que soient les objectifs de conformité – sans investir trop d’efforts dans son application.

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Article écrit par Kelly Barner, rédactrice chez Determine.