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janvier 26, 2017

Développez le potentiel de votre société partie 1: processus métier, systèmes et entreprise étendue à l’ère de la technologie

Développez le potentiel de votre société partie 1: processus métier, systèmes et entreprise étendue à l’ère de la technologie

Cet article en deux parties explore le concept d’entreprise étendue (ou «boundaryless»), ainsi que le rôle des équipes juridiques dans ce monde sans frontières. Dans cette première partie, nous verrons pourquoi la technologie est essentielle aux équipes juridiques, pour gérer non seulement tous ces éléments interconnectés, mais aussi les risques et les opportunités qui les accompagnent.

Des systèmes et des processus métier de qualité sont les clés de la réussite d’une entreprise.

En tant que conseillers juridiques, nous ne devons pas nous contenter de connaître les systèmes informatiques utilisés dans notre société : nous devons les maîtriser parfaitement.

La nature transversale de notre métier de conseiller au service d’une grande variété de fonctions au sein de l’entreprise fait que nous sommes naturellement bien placés pour mobiliser ces processus, contribuer à développer le potentiel de ces systèmes et faire en sorte qu’ils soient intégrés correctement et bien mis à jour.

Par ailleurs, le fait que ces systèmes aident à établir un certain degré d’uniformité et à améliorer la visibilité sur les résultats et les risques, nous incite fortement à nous impliquer davantage pour assurer nos fonctions avec succès.

La technologie, qui est parfois considérée comme un ennemi, peut aussi s’avérer être un atout majeur lorsqu’il s’agit de rassembler et de relier des données, garantissant alors un meilleur contrôle et donc des nuits plus reposantes pour les conseillers juridiques d’entreprises.

Tirer profit des processus: La success story de l’« entreprise étendue » General Electric

Pendant la période au cours de laquelle il a dirigé General Electric, Jack Welch a indiscutablement propulsé l’entreprise vers de nouveaux sommets en termes de réussite. Ce succès a été rendu possible en tirant parti des processus.

En effet, c’est à ce moment-là que Jack Welch a tenté de créer ce qu’il appelait une « entreprise étendue ». Il savait qu’une libre communication et des processus supports permettraient de multiplier les opportunités et d’accélérer la croissance de l’entreprise, et il avait déjà compris leur importance toujours plus grande dans un monde des affaires en pleine évolution.

Dans un article paru l’année dernière dans le magazine Harvard Business Review, Ron Ashkenas, consultant et auteur, affirmait d’ailleurs que Jack Welch avait été l’un des premiers à saisir à quel point la technologie et la mondialisation auraient un impact considérable sur le fonctionnement des entreprises. Il avait compris que, pour réussir, les entreprises devraient collaborer et partager des informations à une échelle et dans des proportions jusque-là inimaginables. Il savait déjà de quoi serait fait notre époque d’aujourd’hui : une époque dans laquelle les entreprises d’envergure internationale sont connectées à un réseau de technologies, et ont le besoin toujours plus grand de rassembler des données plus précises et plus nombreuses, de recueillir des informations décisionnelles exploitables, mais aussi de générer des résultats et d’en assurer le suivi.

Processus et procédures des maux nécessaires à la bonne conduite des transactions

J’échange régulièrement avec d’autres conseillers juridiques internes et nous parlons ensemble des processus, des procédures et des obstacles organisationnels liés à la préparation et à la finalisation de transactions. Il est vrai que ces processus et procédures peuvent parfois apparaître comme des maux nécessaires car ils exigent de la coordination et du temps. Par exemple, il arrive bien souvent que deux groupes qui doivent travailler ensemble à la finalisation d’un projet, se trouvent dans différents lieux, utilisent différentes bases de données, abordent cette tâche de manière totalement différente et ne communiquent pas convenablement.

Ce n’est un secret pour personne : en tant qu’avocats, nous sommes souvent perçus comme des facteurs de ralentissement des processus, à moins que nous n’interagissions efficacement avec ces processus et que nous les fassions avancer. Dans le monde d’aujourd’hui, la technologie est inévitable pour rester dans la course et nous devons donc guider nos entreprises pour les aider à exploiter ces nouveaux outils.

Vous n’êtes pas seuls

Si vous travaillez dans une société dont les unités opérationnelles sont toujours compartimentées et dont les processus sont fragmentés, sachez que vous n’êtes pas seuls puisque c’est encore le cas dans la plupart des entreprises. Toutefois, nous avons la chance de disposer aujourd’hui d’outils technologiques plus avancés qui peuvent nous aider à dépasser les barrières et à développer le potentiel de nos processus : vous n’êtes donc pas seuls pour faire évoluer les choses.

En tant que membres d’équipes juridiques, nous devons comprendre les outils utilisés au sein de notre entreprise, afin de pouvoir maîtriser les risques spécifiques inhérents à chacun d’entre eux, identifier rapidement les points problématiques, glaner des informations et gérer les différents processus. Or, grâce à des systèmes intégrés, nous pouvons désormais supprimer les frontières et permettre à la technologie de recueillir des informations plus rapidement et plus directement auprès des parties prenantes.

Enfin, les systèmes intégrés sont également synonymes d’une meilleure visibilité en temps réel, et d’une plus grande capacité à contrôler les rôles de chacun et à accroître les résultats.

Si vous voulez savoir ce que la technologie est capable de faire aujourd’hui demandez une démo gratuite de notre solution de Gestion des Contrats et consultez les articles en anglais The Rise of the Platform (L’essor des plateformes) et End-to-End Platform for S2P (Des plateformes S2P de bout en bout).

Dans la deuxième partie de cet article, vous découvrirez comment la notion de « boundaryless » s’applique aux personnes, et pas seulement aux entreprises, et comment la technologie en libre-service est en train de devenir un élément incontournable de la réussite collaborative. Prenez une longueur d’avance en visionnant le webinaire en anglais DIY-CLM, afin d’en savoir plus sur ce qui se fait de mieux en matière de gestion de contrats en libre-service.

Source : cet article a été publié pour la première fois dans le magazine ACC Docket, en août 2016.