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avril 29, 2020

Télétravail des équipes Finance: Comment Axéréal assure la continuité du paiement fournisseurs

Télétravail des équipes Finance: Comment Axéréal assure la continuité du paiement fournisseurs

La crise sanitaire actuelle et l’adoption du télétravail ont chamboulé les habitudes des entreprises qui se réorganisent en urgence et replacent la digitalisation au cœur de leur stratégie. La réception et le paiement des factures sont un des enjeux de ce contexte exceptionnel.

La dématérialisation des factures, qui permet notamment d’accélérer les cycles de paiements, de garantir la conformité et de limiter la fraude, et qui est de plus en plus utilisée, connaît une accélération depuis la mesure sanitaire du confinement mise en place en France depuis le 17 mars 2020.

La dématérialisation des factures : des avantages stratégiques

Entre cycles de paiements trop longs et risque de faillite des plus petits fournisseurs, la dématérialisation des factures est rapidement reconnue comme stratégique pour assurer la continuité de la comptabilité et des paiements fournisseurs et la conformité légale des factures. A contrario, les fournisseurs qui continuent d’envoyer leurs factures papier par La Poste expérimenteront certainement des retards de paiement importants.

Les factures reçues directement au format électronique présentent de nombreux avantages par rapport au format papier :

  • Une bonne réception de la facture malgré le confinement et la non-accessibilité des courriers postaux
  • Une optimisation des échanges de l’information avec les fournisseurs
  • Une réduction des litiges grâce à une plus grande fiabilité des données et une baisse des erreurs de saisie
  • Un gain de temps et une meilleure maîtrise des délais de paiement
  • L’automatisation des processus de réception/envoi et d’intégration de factures avec l’ERP
  • La suppression du papier et des processus manuels (réception et ouverture du courrier…)
  • Une réduction des coûts de traitement et d’archivage
  • Un archivage plus simple et plus fiable
  • Un contrôle de la fraude grâce aux processus d’approbation en place et à une visibilité accrue sur l’ensemble du processus achats

Aller plus loin que le SaaS pour une dématérialisation des factures optimale

Grâce aux solutions SaaS Cloud telles que Determine, les équipes Comptables, Finances et Achats peuvent continuer à travailler sans difficulté depuis leur domicile. Mais l’avantage d’une solution de dématérialisation facture ne se limite pas à la simple réception par e-mail. Les directions Financières et Achats peuvent accélérer encore le processus en proposant plusieurs solutions automatisées :

  • Le transfert des e-mails à une solution de reconnaissance optique de caractères (OCR) : Les données sont capturées et les factures sont prêtes à être réconciliées au bon de commande, sans nécessité de scanner et télécharger la facture dans le logiciel, ni de saisir manuellement les données.
  • La réception des facture au format cXML : Les données sont directement lisibles par la solution telle que celle de Determine, ce qui accélère encore le processus et diminue le coût de traitement puisqu’il n’est plus nécessaire de passer par la solution d’OCR

Axéréal : processus réussi !

La crise sanitaire a amené certaines entreprises à se réorganiser en urgence. C’est le cas d’Axéréal, coopérative agricole et agroalimentaire française (13.000 agriculteurs adhérents), qui a proposé à tous ses fournisseurs de remplacer l’envoi de leurs factures papier par un envoi e-mail avec PDF attaché. Celles-ci sont directement transférées à Determine, ce qui évite toute action manuelle. Tout le processus est maintenant entièrement automatisé.
Le télétravail généralisé de nos fonctions supports, et tout particulièrement des équipes finances, a pointé du doigt des processus qui, efficaces en temps normal, montrent leurs limites en période confinée. Ainsi, la dématérialisation des factures frais généraux (majoritairement reçues sous format papier, soit 150 à 200/semaine pour la Chaîne du grain !) qui était en réflexion depuis quelques mois, vient d’être mise en place.

Dans le contexte actuel, ce processus nous permet de massifier la réception de PDF par mail et de les intégrer au processus via les fonctionnalités de Determine et de Readsoft. L’adhésion a été forte de la part des équipes en interne puisque nous avons automatisé et fiabilisé le processus et les travaux à faible valeur ajoutée.”
Karl Martins, Responsable SI Fonctions Supports – Axéréal

Les factures sont traitées par la technologie OCR (Optical Character Recognition) dans Determine, ce qui permet de capturer les données de la facture sans avoir à les saisir (Société, Fournisseur, Numéro de facture, Date de piève, Montants HT, TVA, TTC). La facture peut donc rentrer directement dans le processus de réconciliation, sans aucune action.

La relation Fournisseurs replacée au cœur de la transformation digitale

Réduction des délais de paiement, digitalisation des processus, intensification des échanges avec les fournisseurs… Le contexte a accéléré la digitalisation de la relation fournisseurs entamée depuis plusieurs années, mais encore trop timide à se concrétiser dans certaines entreprises. Chez Axéréal, cette transformation s’est faite en collaboration étroite avec les fournisseurs afin de garantir une campagne de règlements qui respecte leurs conditions de paiement.

La généralisation temporaire du télétravail a été un véritable levier d’accélération de cette digitalisation qui était attendue par nos équipes en interne et nos fournisseurs. Avec 10 à 15 000 factures de frais généraux (sur le périmètre de couverture actuelle de la solution Determine) par an à traiter (dont 95 % au format papier), elle réduit les temps de traitement et les coûts d’affranchissement, tout en limitant l’impact sur les délais fournisseurs : c’est une transformation gagnant/gagnant tant pour Axéréal que pour les fournisseurs. Cette démarche s’inscrit dans le long terme pour Axéréal.”
Karl Martins, Responsable SI Fonctions Supports – Axéréal

Système d’informations achats : de l’importance d’un éditeur à l’écoute des besoins métiers

Bénéficier d’un outil agile est stratégique pour les entreprises afin qu’elles puissent faire évoluer très rapidement leurs processus pour répondre aux enjeux fluctuants du marché.

Determine a compris l’urgence de notre besoin. Les équipes se sont montrées très réactives en proposant des améliorations supplémentaires pour adapter nos processus. En moins d’une semaine, les évolutions étaient effectives dans notre outil.”
Christine Villatier, Chef de projet informatique – Axéréal

Un besoin qui émerge et un éditeur présent qui travaille en collaboration avec son client… Tous les éléments étaient réunis pour un beau succès !”
Karl Martins, Responsable SI Fonctions Supports – Axéréal

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