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8 avril 2015

Collaboration Finance Achats : Top 3 des conditions facilitatrices

Collaboration Finance Achats : Top 3 des conditions facilitatrices

Sur ce blog, nous avons mentionné à plusieurs reprises la dimension stratégique de la fonction achats et son importante contribution à la performance globale de l’entreprise. Nous avons aussi évoqué le besoin grandissant de collaboration entre finance et achats afin d’accélérer la croissance et la profitabilité d’une organisation. Au delà de cette réalité, on peut se demander : Comment la fonction achats peut être créatrice de valeur ? Quelles sont les attentes de la finance vis à vis d’elle ? Les départements finances valorisent la fonction achats au delà de leurs compétences d’achat et de négociation. Voyons ensemble trois conditions favorisant la collaboration Finance Achats.

L’expertise financière

Dans l’enquête “FUTUREBUY: The Future of Procurement – 25 in 25″, KPMG parle de la nécessité pour les responsables achats de devenir des analystes financiers. D’après cette enquête réalisée sur un panel de 25 dirigeants et cadres supérieurs de la fonction achats, il devient capital pour les responsables achats d’être en capacité d’effectuer des analyses financières et de démontrer leur expertise.  Cela favorisera une communication efficace avec le directeur administratif et financier (DAF).

En lien avec ce besoin grandissant, la recherche et l’utilisation d’une solution e-achats, permettant la création de rapport d’analyses de dépenses et d’autres critères, semble indispensable. Une solution comme Determine offre un accès à des données en temps réel permettant la mise en place de nouvelles stratégies de réductions de coûts.

En devenant des experts financiers, les responsables achats vont changer la nature de leur dialogue avec les DAF.

La rationalisation des procédures grâce à l’automatisation

Afin de réduire les barrières existantes entre ces deux fonctions, il est important de rationaliser le processus achats et finance dans son ensemble. Objectif : la synchronisation des flux achats et financiers. Les technologies actuelles et les SI Achats facilitent la collaboration finance / achats.

Pour cela, il est primordial de considérer une solution allant au delà de la simple gestion des achats. Le choix d’une solution incluant des fonctions de gestion budgétaire est indispensable. cela améliorera la visibilité financière d’une entreprise et la conformité de ses dépenses.

Cependant, sans l’intégration d’un tel logiciel aux systèmes financiers en place, votre organisation ne sera pas en mesure d’échanger ces données entre ces différentes plateformes. Sans intégration, votre visibilité et capacité de décision seront limitées. Pour ces raisons, Determine garantit une intégration rapide avec tout ERP ou autres systèmes comptables tels que SAP, Sage et Oracle.

Des indicateurs de performance communs

« Les achats et la finance se sont développés séparément en ayant parfois des indicateurs différents voir contradictoires, reportant à différents secteurs du marché. Dans de nombreuses organisations, ces deux départements sont confinés dans leurs propres silos, » a récemment écrit Ellen Leith, rédacteur pour Accounts Payable News dans un article sur Procurement Leaders.

Afin que les achats créent de la valeur et aident la finance dans la prise de décision, la mise en place d’indicateurs de performance communs est vitale. Déterminer comment la performance est mesurée et selon quels critères permettra d’aligner les deux fonctions sur des objectifs communs.

Dans l’enquête de KPMG, un des responsables achats interrogés précise que “avant la transformation [de notre entreprise], le seul moyen utilisé pour mesurer notre performance était de calculer le montant des économies réalisées« . La mesure de la performance achats et financière se doit d’aller plus loin. On peut penser à certains d’indicateurs tels que :

    • la performance du panel fournisseurs (délais, qualité, litiges,…)
    • le pourcentage d’achats effectués sur contrats
    • le pourcentage des achats effectués sur budgets vs. hors budgets

Ces critères vous aideront à mesurer la conformité de vos achats et dépenses.

D’après Gartner Research, la sélection d’un outil flexible incluant des capacités de création de workflows et d’intégration de données faciliterait la réduction des coûts, mais également l’utilisation d’indicateurs communs entre les achats et la finance.

La collaboration finance achats facilitée

La collaboration finance achats est indissociable d’une stratégie de procurement efficace. Faciliter cette collaboration, c’est se donner les moyens nécessaires comme développé précédemment. Les solutions Determine vous donnent les outils indispensables à l’atteinte cet objectif. N’hésitez à nous contacter si vous souhaitez en savoir plus sur nos solutions.