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11 octobre 2016

6 bonnes pratiques du Procure-to-Pay

6 bonnes pratiques du Procure-to-Pay

Cet article reprend les points principaux de mon intervention au Salon Solution lors de la table ronde sur les bonnes pratiques du Procure-to-Pay le mardi 20 Septembre où j’ai pu partager avec la centaine de participants sur ce vaste sujet six facteurs clés de succès.

Deux angles de vue, 6 bonnes pratiques du Procure-to-Pay.

S’il est évidemment illusoire de vouloir réduire à quelques points clés le succès de vos projets, il n’en demeure pas moins que les six points soulevés ci-après sont soient oubliés soit sous estimés dans la majorité des dossiers auxquels j’ai participé à divers titres ces 15 dernières années.
Voici donc 6 points clés souvent oubliés couvrant deux angles de vues : l’angle métier, celui du bénéfice opérationnel et l’angle projet, celui du choix et de sa mise en œuvre.

A propos des bénéfices fonctionnels ou métiers attendus

  • La collaboration : Derrière le processus P2P, des hommes.
    Le P2P n’est pas qu’une économie administrative, un contrôle accru sur les collaborateurs, chez Acticall le Procure to Pay a été l’occasion de mettre en place une collaboration au long de la chaîne issue de la Demande d’achats. Selon les familles Achats, sont appelés à collaborer les différents services prescripteurs pour améliorer les choix dans le sens de l’intérêt général. En offrant le moyen de collaborer au service du groupe, vous utilisez un levier de performance puissant : le besoin instinctif de l’homme, cet animal social, pour la collaboration.
  • La gestion des budgets est au cœur du Procure to Pay.
    Nos clients sont unanimes, la gestion des budgets, même non contraignante, permet automatiquement aux utilisateurs de réduire leurs dépenses (l’arrêt des commandes ouvertes aussi). Si la baisse de la consommation, l’achat évité ou l’autorégulation sont des bénéfices immédiats de la gestion de budgets au cœur du P2P, l’outil logiciel ne sera que la traduction d’une politique d’entreprise.
  • Le bénéfice de la dématérialisation des Factures Fournisseurs.
    Quelques soient les vertigineuses et réelles économies engendrées par la dématérialisation de la Facture Fournisseurs, celles-ci n’ont de réalité qu’une fois la chaîne « Demande d’achats – Commande Fournisseur – Réception – Factures » dématérialisée. La performance d’une chaîne ne dépend-elle pas de son maillon le plus faible.

A propos du projet, choisir et implémenter

  • Avant-projet: Le RFI, une étape majeure.
    L’étape du RFI est trop souvent oubliée. Pourtant c’est à ce moment que vous pouvez mettre en parallèle vos besoins et les fonctions des solutions matures du marché. La définition des critères de succès en est une étape clé.
  • Pendant le Projet: L’AMOA est l’une des clés de succès.
    Inclure une AMOA, des spécialistes à vos côtés capables de comprendre vos besoins métiers, de réviser vos processus tout en restant dans les possibles des fonctionnalités des SI Achats matures, est l’une des clés de succès.
  • Post-Projet: Ne pas oublier la vie projet.
    Le démarrage du Procure to Pay n’est que le début d’une histoire. Les indicateurs d’usage et les critères de succès devront être suivis tous les trimestres. Le(s) Administrateur(s) feront évoluer les processus et les règles métiers afin d’affiner la réponse aux besoins de l’organisation. Combien de belles implémentations voient leur service aux utilisateurs se dégrader par faute d’avoir prévu un budget annuel d’évolution et d’adaptation ?