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janvier 5, 2017

A pour Achats…Sauf quand ça ne l’est pas

A pour Achats…Sauf quand ça ne l’est pas

Le service financier gère les finances de l’entreprise. Les marketeurs gèrent la promotion des solutions et services proposés aux acheteurs (ou clients). Et les services RH gèrent les ressources humaines, bien évidemment.

Il serait donc logique que le service achats gère les achats. Mais contre toute attente, c’est de moins en moins le cas aujourd’hui, en raison notamment de l’évolution des technologies, qui brouille la frontière entre les achats en tant qu’entité et les achats en tant que processus.

Les solutions achats, nouvel outil pour l’automatisation des processus P2P (Purchase-to-Pay ou Procure-to-Pay)

Avant, les acheteurs géraient en direct les commandes de fournitures de l’entreprise et géraient les contrats. Mais avec l’apparition du sourcing stratégique, ces tâches bien spécifiques ont rapidement disparu : elles ont en effet été remplacées par les solutions achats, qui permettent aux utilisateurs autorisés de commander directement et facilement les articles dont ils ont besoin à partir de catalogues en ligne chez des fournisseurs agréés aux prix négociés. Parallèlement, cette nouvelle approche a aussi démontré l’utilité de la technologie dans le processus P2P.

Au-delà du processus P2P, qu’en est-il du sourcing, de l’analyse des dépenses et des contrats ?

Pour faire toujours mieux, il serait idéal que le processus soit exclusivement géré en circuit fermé en offrant une intégration de bout en bout. Ainsi, l’analyse des dépenses serait liée au sourcing, lui-même relié aux contrats, puis aux achats, puis aux écritures comptables, puis de nouveau à l’analyse des dépenses.

La terminologie peut varier, mais les solutions capables de gérer le sourcing, les achats et le paiement sont souvent appelées S2P, ou Source-to-Pay. Ces solutions rassemblent les contrats, les achats, les paiements et y ajoutent des fonctionnalités RFx et de gestion fournisseurs.

Les achats: un rôle qui évolue

Si le service achats peut choisir lui-même la solution achats à déployer, ce n’est pas forcément lui qui l’utilisera le plus à l’échelle de l’entreprise. En effet, le rôle de l’acheteur devient plus stratégique, ce qui lui permet d’évoluer au sein de son organisation : il ne se contente pas de gérer les achats, il est présent dans toute l’entreprise et peut effectuer des achats en se basant sur les contrats et les prix déjà négociés.

Pour résumer : les achats couvrent l’ensemble du processus S2P et gèrent une multitude d’aspects comme le sourcing des fournisseurs, la négociation des tarifs ou encore la gestion des relations fournisseur. Les solutions S2P permettent donc au service achats de mieux contrôler les dépenses au sein de l’organisation, même jusqu’aux transactions de paiement et permettent en plus de mettre en place des améliorations stratégiques.

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