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novembre 14, 2018

7 raisons de passer à une solution de gestion des contrats

7 raisons de passer à une solution de gestion des contrats

Les contrats sont les piliers des relations professionnelles. Pour connaître et comprendre les obligations qui lient l’organisation à ses partenaires, les équipes doivent pouvoir gouverner les contrats et les données issues des contrats de manière holistique, via une solution unifiée. Dans ce contexte, les approches de gestion des contrats compartimentées sont à bannir. Oubliez vos armoires de rangement, passez à une solution de gestion des contrats .

Les contrats doivent être accessibles par tous vos services, qu’il s’agisse des Achats, des RH, des commerciaux, de l’IT ou de la comptabilité. Il est malgré tout nécessaire d’adopter une approche holistique pour pouvoir lutter contre les risques qui peuvent menacer l’organisation dans son ensemble. Voilà pourquoi les questions de gestion des contrats gagnent en importance.

banner Gestion des contrats l’intégration des processus et le partage des données sont vos meilleurs alliés

Les contrats sont essentiels au fonctionnement de l’entreprise.

Les consommateurs sont de plus en plus influents ; les fournisseurs jouent un rôle plus important dans la réussite des entreprises ; les contrats d’achats et de vente font plus souvent l’objet de négociations ; les revendications en aval sont de plus en plus complexes, et les organisations doivent se concentrer davantage sur la conformité et les exigences réglementaires. Compte tenu de cette nouvelle réalité et des facteurs ci-dessous, l’adoption d’une solution de gestion du cycle de vie des contrats semble inélictable :

1. Un grand nombre de parties impliquées dans les contrats.
Aujourd’hui, les employés, clients, fournisseurs, actionnaires et investisseurs sont tous impliqués dans les processus contractuels. Dans ce contexte, chaque participant doit valider la partie du contrat qui le concerne, ce qui peut être difficile si vous ne disposez pas d’une plateforme unifiée pour les gérer. L’utilisateur responsable de la révision du contrat n’a pas toujours le temps ou les compétences nécessaires pour évaluer et déterminer le contexte commercial global et les risques découlant du contrat, car il n’existe pas de processus intégré.

2. La diversification des types de contrats et des conditions générales applicables.
Des NDA aux MSA ou SLA, les clauses et conditions générales des contrats peuvent générer des exigences complexes à gérer. Il sera parfois nécessaire de modifier ces exigences suite à des changements dans l’entreprise ou à la demande de certaines parties prenantes de l’organisation qui n’ont pas accès au système de gestion des contrats. Ces changements pourront concerner l’ensemble des contrats, notamment lorsque l’entreprise change de nom. D’autres concerneront uniquement certains domaines de l’entreprise, par exemple avec de nouvelles lois spécifiques à un secteur ou à une région qui affecteront quelques-uns de vos fournisseurs ou clients. Sans approche centralisée, impossible de savoir précisément quels contrats seront affectés.

3. Des exigences réglementaires issues de différents systèmes juridiques.
Avec la mondialisation, il est essentiel de pouvoir déterminer avec précision le droit applicable au contrat (national, supranational [UE], international [ONU]). En disposant de ces informations et en étant à même de centraliser la création et la gestion des contrats, les entreprises peuvent comprendre le contexte du contrat et son impact potentiel sur l’entreprise, par exemple dans le cas des différences linguistiques entre la common law et le droit civil. Pour pouvoir interpréter les procédures judiciaires et rédiger adéquatement les contrats, il est nécessaire de connaître et comprendre ces différentes procédures judiciaires.

4. Les événements importants ponctuant la vie de l’entreprise nécessitent une supervision juridique accrue.
Pendant les périodes de changement, comme par exemple en cas de fusions-acquisitions, des modifications majeures sont à apporter aux contrats. Avoir une gestion des contrats centralisée avec une bibliothèque de clauses et des modèles de contrats paramétrables permet à la direction juridique d’apporter rapidement les corrections nécessaires aux nuances et au langage juridique sans avoir à revoir un par un chacun des contrats.

5. Multiplication des exigences réglementaires.
La gestion du risque et de la conformité (GRC) est sur toutes les lèvres. Pour pouvoir gérer les changements réglementaires affectant les contrats, les entreprises ont besoin d’une vue d’ensemble et d’une certaine flexibilité. En effet, les entreprises qui sont soumises à des exigences réglementaires strictes ou qui évoluent à l’international doivent pouvoir gérer leurs contrats de manière dynamique. De plus, les évolutions réglementaires changent souvent d’un système juridique à l’autre, avec des lois susceptibles d’impacter fortement les activités (Brexit, ALENA, RGPD…). Dans ce contexte, les organisations doivent prêter une attention particulière à la rédaction des contrats et s’assurer d’intégrer les changements requis à mesure que la réglementation évolue.

6. L’analytique, un vecteur de progrès.
Aujourd’hui, les entreprises doivent mieux comprendre leurs contrats. Parallèlement à la montée en puissance du Big Data, les informations créées ou collectées dans les contrats nécessitent un processus centralisé pour permettre l’identification des tendances et des nuances dans tous les contrats de l’organisation. L’analytique appliquée aux structures des contrats doit également reposer sur des plateformes de gestion du cycle de vie des contrats capables d’identifier les nuances nécessaires aux analyses :

  • Types de contrats, temporalité des clauses, utilisation des clauses.
  • Optimisation du coût total via l’optimisation des clauses (indemnisation, SLA, audits)
  • Clauses contractuelles, différends issus des clauses ou analyse pour la gestion des obligations
  • Portée du contrat et suivi des objectifs/compensation
  • Analyse prédictive des tendances au niveau des clauses, des fournisseurs et des cycles de validation

7. L’avènement du Cloud.
Pour les entreprises cherchant à adopter une solution de Gestion des Contrats, le Cloud s’impose comme une solution de choix: il offre en effet une évolutivité simplifiée, une meilleure distribution et une sécurité accrue, avec des normes comme SOC 2, HIPAA, SSAE 16 ou encore ISAE 3402. La gestion des contrats sur le Cloud pourrait permettre aux entreprises d’éviter les risques plus efficacement, contrairement aux instances On-Premise. De plus, sur le plan technologique, les fournisseurs de solutions SaaS offrent une multitude d’avantages significatifs : rentabilité accélérée, impact des mises à niveau réduit, sécurité gérée, intégration accrue, évolutivité améliorée, etc.

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