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octobre 8, 2020

7 KPI utiles pour les Achats (et 2 faux indicateurs)

7 KPI utiles pour les Achats (et 2 faux indicateurs)

J’ai déjà écrit sur la différence entre indicateurs et KPI, et expliqué pourquoi il est important de faire la distinction entre les deux.

En résumé, les indicateurs ne peuvent devenir des KPI que s’ils permettent de suivre les progrès accomplis dans la réalisation des objectifs de l’organisation. Ce contexte est primordial : suivre des indicateurs qui ne sont pas liés à des objectifs est inutile. Il est tout simplement impossible de développer une réelle compréhension de la façon dont nous suivons les performances.

Cela nous amène naturellement à cette question complémentaire : « Quels sont les KPI pertinents pour les objectifs des Achats ? » Vous trouverez ci-après un ensemble non exhaustif, mais néanmoins important, de KPI à suivre par chaque équipe des Achats.

Efficacité des Achats

Les directions Achats ne peuvent pas stimuler l’efficacité de leur entreprise s’ils ne sont pas elles-mêmes efficaces. Le suivi de notre propre efficacité devrait donc constituer une priorité. Les « économies » sont souvent présentées comme un KPI, mais je les considère comme un « vanity metric », c’est-à-dire un indicateur qui flatte l’ego, mais ne sert pas à grand-chose (faux indicateur n° 1). Pourquoi ? Parce que cet indicateur ne tient compte ni de l’effort (argent) qui est consacré à ces économies, ni des autres possibilités laissées de côté.

  • ROI des Achats : au-delà des économies totales réalisées (réduction des coûts, coûts évités, ou les deux selon votre organisation), quel est le résultat par rapport au coût interne total de la gestion de l’équipe des Achats ?
  • Dépenses gérées : quel pourcentage des dépenses est géré directement et activement par l’équipe chargée des Achats ? Comment se répartissent les dépenses directes et indirectes ? Comment se répartissent les dépenses par catégories ?

Conformité des contrats/prix

Je l’ai déjà dit à maintes reprises : le meilleur accord négocié ne signifie rien si les fournisseurs ne le respectent pas une fois signé. Mesurer le pourcentage de fournisseurs sous contrat est, là encore, un « vanity metric » (faux indicateur n° 2). Les Achats doivent établir des KPI permettant de suivre les fournisseurs par rapport à leurs engagements.

  • LPP (Linear Performance Pricing, Corrélation Coût-Valeur) contre prix du contrat : combien de lignes achats sont facturées au-delà des prix indiqués dans vos contrats ? Quel pourcentage de dépenses ce dépassement représente-t-il ?
  • Délai moyen de livraison/d’exécution : quel est le pourcentage de livraisons effectuées à temps selon les accords de niveau de service ? Pour les livraisons en retard, quel est le dépassement moyen (nombre de jours après le délai où les livraisons sont reçues) ?

Respect des politiques et des processus

Les fournisseurs ne sont pas les seuls que le service Achats doit surveiller. Examinez également les habitudes d’achat en interne.

  • Achats sous contrat ou hors contrat : quel pourcentage des dépenses est consacré à des achats hors contrat superflus alors qu’il existe une alternative dans le cadre d’un contrat ? Combien d’argent aurait-on économisé si l’on avait plutôt acheté des équivalents dans le cadre d’un contrat ?
  • Durée du cycle d’achat/de commande : combien d’heures sont nécessaires entre une demande d’achat et l’émission d’un bon de commande, et combien d’heures sont encore requises avant que le bon de commande ne soit délivré à un fournisseur ?

KPI: Attention aux fausses pistes

Les KPI ci-avant ne sont pas les seules mesures importantes qui existent. Votre propre liste variera en fonction des objectifs de votre organisation. Toutefois, posez-vous les questions générales suivantes : « Combien d’indicateurs est-ce que j’analyse et j’utilise pour faire des rapports réguliers ? Combien m’aident réellement à suivre ma progression pour atteindre mes objectifs ? »

J’appellerai ce septième et dernier KPI le « ratio de fausses pistes ». Si vous consacrez trop de temps à rendre compte de mesures qui ne font pas avancer votre équipe des Achats, il est peut-être temps de réévaluer les priorités.

L’objectif des Achats doit toujours être de tailler dans le vif et d’en venir au fait. Confondre indicateurs et KPI est le meilleur moyen de manquer la cible en brouillant les pistes et en analysant à l’excès des mesures inutiles pour nos organisations.

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